Déclaration au départ du locataire : modèle prêt à l’emploi à télécharger gratuitement (PDF & Word)
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L'essentiel
La déclaration de départ du locataire encadre la fin du bail, du préavis (1 mois en meublé, 3 mois en location vide) à la restitution du dépôt de garantie. Elle impose un état des lieux de sortie contradictoire, le relevé des compteurs et une attestation de remise des clés. Toute retenue sur le dépôt exige des devis ou factures. Nos modèles gratuits sécurisent ces démarches.
Tout savoir sur la déclaration de départ d’un locataire : préavis, état des lieux de sortie, relevés de compteurs, régularisation des charges, restitution du dépôt de garantie, attestations et lettres types. Téléchargez nos modèles gratuits et sécurisez chaque étape.
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La déclaration au départ du locataire regroupe l’ensemble des obligations légales encadrant la fin de bail selon la loi du 6 juillet 1989 : réception du préavis, organisation de l’état des lieux de sortie contradictoire, relevé des compteurs, arrêt des comptes locatifs et restitution du dépôt de garantie. La réalisation rigoureuse de ces étapes protège le bailleur contre les litiges, garantit la prise en charge des dégradations et accélère la relocation du bien.
Ce guide opérationnel détaille chaque phase, de la notification du congé jusqu'à la quittance de solde de tout compte, et met à disposition des modèles de lettres prêts à l'emploi. Une fin de bail sécurisée repose sur des écrits traçables, un état des lieux minitieux étayé par des justificatifs et le respect strict des échéances légales.
Préavis et lettre de départ
Le départ commence par la notification de congé du locataire. Elle doit être formulée par lettre recommandée avec AR, acte de commissaire de justice ou remise en main propre contre émargement. La durée de préavis dépend du type de bail (meublé : 1 mois ; vide : 3 mois, réduit à 1 mois dans certains cas) et court à compter de la réception. Accusez réception par écrit, confirmez la date de fin d’occupation et proposez plusieurs créneaux pour l’état des lieux de sortie. Invitez le locataire à organiser la libération des lieux (ménage, petits entretiens, remise en peinture si prévue) et à préparer toutes les clés et badges. Cette anticipation facilite un état des lieux serein et une remise en location rapide.
État des lieux de sortie
L’état des lieux de sortie compare l’état actuel du logement à l’état des lieux d’entrée. Réalisez-le logement vide et propre, de jour si possible, avec prises de vues datées. Contrôlez murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements, VMC, détecteurs, plomberie et électroménager. Notez précisément les dégradations imputables au locataire (hors usure normale) et, en meublé, vérifiez l’inventaire : pièces manquantes, casse, fonctionnement. En cas de désaccord, mentionnez-le au document et proposez une contre-expertise ou des devis. Le procès-verbal signé par les deux parties est la base des éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.
Relevés, contrats et changement d’adresse
Le jour du départ, effectuez les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz, chauffage collectif si compteur individuel), notez les index dans l’état des lieux et prenez des photos. Demandez au locataire les références client des contrats pour faciliter la résiliation ou le transfert. Invitez-le à réaliser son changement d’adresse (banque, employeur, assurances, impôts, CAF) et, selon le cas, la réexpédition du courrier (La Poste). Pour les immeubles avec syndic, prévenez de la vacance et mettez à jour la liste des occupants (interphone, boîtes aux lettres). Ces réflexes évitent les relances indûment reçues et les consommations après départ.
Dépôt de garantie et régularisation des charges
Après l’état des lieux, calculez le solde de tout compte locatif : loyers et charges dus jusqu’à la date de sortie, retenues légitimes (réparations locatives, remplacement d’éléments manquants, remise en état hors usure normale), et régularisation des charges si le bail est au réel. Si les charges sont au forfait, pas de régularisation mais veillez à la cohérence du montant. Le dépôt de garantie doit être restitué dans les délais légaux (variable selon l’existence de dégradations), par virement accompagné d’un détail des retenues et des justificatifs (devis, factures). Une restitution claire et documentée désamorce la quasi-totalité des contestations.
Attestations, solde et archivage
Finalisez la sortie par une quittance de solde (ou une attestation de dettes si un plan de régularisation est convenu). Remettez au locataire une attestation de remise des clés mentionnant la date et l’heure : c’est le point de départ de la fin d’occupation et de la facturation des loyers. Archivez dans un dossier unique : bail, avenants, états des lieux, quittances, échanges de mails, LRAR, preuves de virements, diagnostics. Une bonne traçabilité simplifie toute réponse à réclamation et sécurise la gestion comptable et fiscale du bien.
Erreurs fréquentes
Les litiges de fin de bail proviennent le plus souvent d’un manque d’écrits ou d’un calendrier imprécis. Standardisez vos messages, fixez des dates claires et documentez chaque étape.
- Ne pas accuser réception du congé et oublier de proposer des créneaux pour l’état des lieux.
- Réaliser un état des lieux sans comparaison avec l’entrée, sans photos ni inventaire.
- Retenir des montants sans justificatifs (devis, factures) sur le dépôt de garantie.
- Oublier les relevés de compteurs et la mise à jour des contrats (consommations après départ).
- Restituer le dépôt hors délais ou sans note de calcul détaillée.
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