Déclaration au départ du locataire : modèle prêt à l’emploi à télécharger gratuitement (PDF & Word)

La déclaration au départ du locataire regroupe toutes les démarches qui encadrent la fin de bail : réception du préavis, organisation de l’état des lieux de sortie, relevés de compteurs, transfert ou résiliation des abonnements, calcul du solde de tout compte locatif (loyers, charges, réparations), et restitution du dépôt de garantie. Réaliser ces étapes avec méthode protège le bailleur comme le locataire, limite les litiges et accélère la relocation. Ce guide détaille chaque phase, propose des conseils opérationnels et met à disposition des modèles de lettres prêts à l’emploi.

Préavis et lettre de départ

Le départ commence par la notification de congé du locataire. Elle doit être formulée par lettre recommandée avec AR, acte d’huissier ou remise en main propre contre émargement. La durée de préavis dépend du type de bail (meublé : 1 mois ; vide : 3 mois, réduit à 1 mois dans certains cas) et court à compter de la réception. Accusez réception par écrit, confirmez la date de fin d’occupation et proposez plusieurs créneaux pour l’état des lieux de sortie. Invitez le locataire à organiser la libération des lieux (ménage, petits entretiens, remise en peinture si prévue) et à préparer toutes les clés et badges. Cette anticipation facilite un état des lieux serein et une remise en location rapide.

État des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie compare l’état actuel du logement à l’état des lieux d’entrée. Réalisez-le logement vide et propre, de jour si possible, avec prises de vues datées. Contrôlez murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements, VMC, détecteurs, plomberie et électroménager. Notez précisément les dégradations imputables au locataire (hors usure normale) et, en meublé, vérifiez l’inventaire : pièces manquantes, casse, fonctionnement. En cas de désaccord, mentionnez-le au document et proposez une contre-expertise ou des devis. Le procès-verbal signé par les deux parties est la base des éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.

Relevés, contrats et changement d’adresse

Le jour du départ, effectuez les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz, chauffage collectif si compteur individuel), notez les index dans l’état des lieux et prenez des photos. Demandez au locataire les références client des contrats pour faciliter la résiliation ou le transfert. Invitez-le à réaliser son changement d’adresse (banque, employeur, assurances, impôts, CAF) et, selon le cas, la réexpédition du courrier (La Poste). Pour les immeubles avec syndic, prévenez de la vacance et mettez à jour la liste des occupants (interphone, boîtes aux lettres). Ces réflexes évitent les relances indûment reçues et les consommations après départ.

Dépôt de garantie et régularisation des charges

Après l’état des lieux, calculez le solde de tout compte locatif : loyers et charges dus jusqu’à la date de sortie, retenues légitimes (réparations locatives, remplacement d’éléments manquants, remise en état hors usure normale), et régularisation des charges si le bail est au réel. Si les charges sont au forfait, pas de régularisation mais veillez à la cohérence du montant. Le dépôt de garantie doit être restitué dans les délais légaux (variable selon l’existence de dégradations), par virement accompagné d’un détail des retenues et des justificatifs (devis, factures). Une restitution claire et documentée désamorce la quasi-totalité des contestations.

Attestations, solde et archivage

Finalisez la sortie par une quittance de solde (ou une attestation de dettes si un plan de régularisation est convenu). Remettez au locataire une attestation de remise des clés mentionnant la date et l’heure : c’est le point de départ de la fin d’occupation et de la facturation des loyers. Archivez dans un dossier unique : bail, avenants, états des lieux, quittances, échanges de mails, LRAR, preuves de virements, diagnostics. Une bonne traçabilité simplifie toute réponse à réclamation et sécurise la gestion comptable et fiscale du bien.

Erreurs fréquentes

Les litiges de fin de bail proviennent le plus souvent d’un manque d’écrits ou d’un calendrier imprécis. Standardisez vos messages, fixez des dates claires et documentez chaque étape.