Combien de temps pour régulariser les charges locatives ?
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L'essentiel
Le propriétaire dispose d'un délai légal de 3 ans pour régulariser les charges locatives, qu'il s'agisse de réclamer un complément de paiement ou de rembourser un trop-perçu. Bien que cette régularisation doive être effectuée chaque année, la prescription triennale reste valable, même après le départ du locataire. Si la régularisation intervient plus d'un an après, le locataire peut exiger un échelonnement du paiement sur 12 mois.
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Conformément à l'article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le bailleur dispose d'un délai de prescription de 3 ans pour effectuer la régularisation des charges locatives. Ce même délai de 3 ans s'impose au locataire qui demande le remboursement d'un trop-perçu de provisions sur charges, y compris lorsque celui-ci a déjà quassé ou quitté les lieux.
La régularisation s'effectue au moins une fois par an sur la base des dépenses réelles engagées. Le bailleur est tenu de transmettre au locataire un décompte individuel par nature de charges un mois avant la régularisation, tout en tenant l'ensemble des pièces justificatives à sa disposition pendant six mois. En cas de régularisation tardive imputable à une négligence du propriétaire, le paiement peut être échelonné sur douze mois à la demande du locataire.
Combien de temps pour régulariser les charges locatives ?
Habituellement, les charges locatives sont réglées sous la forme de provision de charges. Mais une fois dans l’année, le propriétaire peut demander à une régularisation de celles-ci et demander le paiement à son locataire en cas de manque par rapport au montant réel des dépenses, soit en indemnisant le locataire avec un versement de l’excédent.
Mais combien de temps faut-il pour régulariser les charges locatives ? En quoi cela a-t-il un impact ?
Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
Quand il s’agit de charges dites récupérables, le propriétaire doit réaliser une régularisation chaque année.
C’est une opération nécessaire pour équilibrer le montant réel des dépenses liées au logement avec le montant que le locataire paie chaque mois sous la forme de provisions.
La régularisation des charges locatives intervient généralement lorsque l'arrêté des comptes de la copropriété est transmis au propriétaire.
Concrètement, si le locataire a versé chaque mois davantage que ce que le montant des charges réelles indique, le propriétaire doit lui verser le trop-perçu.
Mais, si le montant réel de charges locatives dépasse le montant des provisions mensuelles, alors c’est au locataire de payer l’excédent.
Pour réaliser cette régularisation des charges dans les règles, le propriétaire est tenu d’envoyer un décompte personnalisé qui précise chaque type de charges et chaque poste de dépense auxquels propriétaire comme locataire doivent payer.
En fonction du montant de la régularisation, le montant des provisions sera alors ajusté à la baisse ou à la hausse.
En ce qui concerne les charges forfaitaires, il n’y a aucune régularisation possible. Ce choix du forfait s’applique uniquement aux logements meublés dont le contrat est signé après la mise en place de la loi Alur (mars 2014).
Comme il n’y a aucune régularisation, les charges dont s’acquitte le propriétaire et qui dépassent le montant du forfait demeurent à sa charge.
À noter que le montant forfaitaire doit être inscrit de manière lisible dans le contrat de location.
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Un propriétaire dispose d’un délai de 3 ans pour régulariser ses charges locatives, y compris si le locataire a déjà quitté les lieux.
Ainsi, pour des charges dues au titre de l'année 2023, la régularisation peut être réclamée jusqu'en 2026 inclus.
Le délai demeure identique si le locataire a versé trop de charges et qu’il désire se faire rembourser de l’excédent.
Toute régularisation, même tardive, est donc possible, quelle que soit la raison invoquée (ignorance, oubli, négligence, etc.).
Toutefois, un juge peut émettre un refus de régularisation tardive des charges s’il considère que cette mise au point est abusive, déloyale ou consécutive d’une faute du propriétaire dans l’exécution du bail de location.
Cela survient entre autres quand le propriétaire n’a pas effectué la régularisation annuelle de manière intentionnée. Dès lors il peut se voir infliger une demande sévère avec versement de dommages et intérêts au locataire.
Attention toutefois : si le propriétaire n’a pas effectué de régularisations de charges locatives dans l’année qui suit son éligibilité, le locataire est en droit d’exiger une indemnité, un paiement de surplus qui s’échelonne sur 1 an.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal de paiement d'un loyer ?
Le loyer est payable à la date prévue au bail (le plus souvent le 1er du mois, parfois à terme échu). Aucun délai de grâce n'est légalement prévu : dès le lendemain de l'échéance, le loyer est techniquement en retard. En pratique, une tolérance de quelques jours est usuelle avant relance.
Quelle est la procédure en cas de loyer impayé ?
Étape 1 : relance amiable (téléphone, mail). Étape 2 : mise en demeure par LRAR sous 15 jours. Étape 3 : commandement de payer par commissaire de justice (déclenche un délai légal de 6 semaines depuis la loi du 27 juillet 2023). Étape 4 : assignation au tribunal pour résiliation du bail. La GLI (garantie loyers impayés) ou la caution Visale couvrent ces impayés.
Quelles sont les obligations annuelles d'un bailleur ?
Réviser le loyer une fois par an selon l'IRL (si la clause d'indexation est prévue au bail), régulariser les charges à partir des justificatifs réels, transmettre la quittance gratuitement sur demande, déclarer les revenus fonciers, vérifier la conformité du DPE (interdiction progressive des logements F et G à la location).
Quels outils utiliser pour automatiser sa gestion locative ?
Un logiciel de gestion locative comme Brik centralise les baux, les quittances, les états des lieux, le suivi des paiements et la pré-comptabilité. Pour les bailleurs de plus de 5 lots, l'automatisation devient un vrai gain de temps (estimé à 4-6 heures par mois). Comparez les outils gratuits et payants selon le nombre de biens et la complexité de votre patrimoine.
