Assigner une charge et la répartir entre plusieurs locataires
- Gestion Locative Complète
- Propriétaire
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L'essentiel
Pour assigner et répartir une charge entre plusieurs locataires, saisissez la dépense une seule fois en la marquant récupérable selon le décret du 26 août 1987, puis joignez le justificatif. Rattachez-la au niveau de l'immeuble ou de la colocation, puis ventilez-la selon une clé de répartition (tantièmes, surfaces ou parts égales) avant d'effectuer la régularisation annuelle.
Une dépense récupérable qui concerne plusieurs lots ou plusieurs colocataires se saisit une seule fois, puis se répartit. Vous décidez ensuite comment la récupérer : par les provisions habituelles, soldées à la régularisation annuelle, ou par un appel ponctuel, sans attendre la fin d'année.
Une dépense récupérable qui concerne plusieurs lots ou plusieurs colocataires se saisit une seule fois, puis se répartit. Vous décidez ensuite comment la récupérer : par les provisions habituelles, soldées à la régularisation annuelle, ou par un appel ponctuel, sans attendre la fin d'année.
Disponible avec : la formule Gestion Locative Complète ouvre la pré-comptabilité. L'attribution des dépenses — les transactions au débit — demande en plus le module Patrimoine : sans lui, un cadenas s'affiche sur les montants au débit. Brik Pro comprend l'ensemble. Voir la page Tarifs.
En bref : saisissez la dépense une seule fois dans Pré-comptabilité → votre structure → Dépenses, choisissez son type — Charge récupérable, non récupérable ou partiellement récupérable — rattachez-la au bon niveau, puis répartissez-la entre les lots ou les locataires concernés. Pour la récupérer avant la régularisation, utilisez Appeler cette charge au locataire.
Saisir la charge et la marquer récupérable
- Ouvrez Pré-comptabilité → votre structure → Dépenses et créez la dépense (ou partez de la transaction bancaire correspondante).
- Renseignez le montant TTC et la date.
- Choisissez le type de charge : Charge récupérable si elle revient en totalité au locataire, Charge non récupérable si elle reste entièrement à votre charge, ou Charge partiellement récupérable si elle se partage entre les deux.
- Sur une charge partiellement récupérable, précisez le Montant récupérable : la part de la charge que vous comptez refacturer.
- Joignez le justificatif : c'est la pièce que le locataire pourra exiger.
Choisir le niveau de rattachement
- Au niveau de l'immeuble, pour une charge qui concerne tous les lots (chaudière collective, ravalement, syndic) : elle se ventile ensuite entre les lots.
- Au niveau du bien ou du lot, pour une charge propre à un logement.
- Au niveau d'un lot en colocation, quand plusieurs locataires partagent le même logement : la charge se partage alors entre eux.
Répartir entre les lots ou les locataires
Une charge d'immeuble se ventile entre les lots selon une clé de répartition : les tantièmes, les surfaces, ou une clé que vous définissez. Voir Répartir les charges d'un immeuble : tantièmes et clés pour le détail de cette mécanique.
En colocation, le principe est le même à l'échelle du logement : la charge se partage entre les colocataires, le plus souvent à parts égales, parfois au prorata de la surface de chaque chambre. La somme des parts doit toujours égaler le montant de la charge.
Un exemple. Un logement de la structure Beauregard est loué en colocation à trois locataires. La facture d'eau du trimestre s'élève à 300 €, entièrement récupérable. Répartie à parts égales, elle représente 100 € par colocataire.
Récupérer via les provisions, puis régulariser
Chaque locataire verse une provision pour charges avec son loyer. En fin de période, la régularisation confronte le total des charges récupérables réellement supportées à ces provisions : si le locataire a trop versé, vous lui remboursez la différence ; s'il a trop peu versé, vous lui réclamez le complément. La charge étant ventilée locataire par locataire, Brik sait quelle part revient à chacun.
Appeler une charge ponctuellement, sans attendre la régularisation
Pour une charge récupérable urgente — un dégât des eaux, une réparation imprévue — vous n'êtes pas obligé d'attendre la régularisation annuelle. Sur la ligne de la dépense, l'action Appeler cette charge au locataire ouvre un appel ponctuel.
- Depuis la dépense concernée, cliquez sur Appeler cette charge au locataire.
- Si plusieurs baux sont concernés, choisissez celui pour lequel vous appelez la charge.
- Choisissez la forme de l'appel : Provision complémentaire ou Refacturation directe.
- Renseignez le montant HT et la TVA à appeler — vous pouvez appeler moins que la totalité récupérable.
- Vérifiez le libellé et l'avis d'échéance visé, puis validez.
La fenêtre rappelle trois montants avant de valider : la part récupérable de la dépense, ce qui a déjà été appelé, et ce qu'il reste à appeler.
| Forme de l'appel | Effet |
|---|---|
| Provision complémentaire | Comptée comme une provision : le montant appelé vient en déduction à la régularisation annuelle. Réservée aux baux avec provisions. |
| Refacturation directe | La charge est refacturée telle quelle, pour un bail au forfait ou sans charges. |
Un appel partiel ne fait rien perdre. Si vous n'appelez qu'une partie de la part récupérable en Provision complémentaire, le solde restant est repris automatiquement à la régularisation annuelle : il n'est ni oublié, ni à ressaisir.
Récupérable ou non : la question qui change tout
Toutes les charges ne sont pas récupérables sur le locataire : la liste en est fixée par décret. Un appel de charges de copropriété, par exemple, est presque toujours mixte : une part pour l'entretien courant, récupérable, une part pour l'assurance de l'immeuble ou les gros travaux, qui ne l'est pas. Dans ce cas, choisissez Charge partiellement récupérable et indiquez le Montant récupérable correspondant : inutile de saisir deux dépenses distinctes.
En choisissant correctement le type de charge, vous évitez de réclamer à vos locataires une somme qui ne leur revient pas — une cause fréquente de désaccord à la régularisation.
Questions fréquentes
Dois-je saisir une facture partagée autant de fois qu'il y a de locataires ?
Non. Vous la saisissez une seule fois, puis vous la répartissez en plusieurs parts. La saisir plusieurs fois créerait des doublons et fausserait votre bilan.
Puis-je appeler seulement une partie de la charge au locataire ?
Oui, le montant est libre. En Provision complémentaire, le solde restant est repris automatiquement à la régularisation annuelle.
Quelle différence entre Provision complémentaire et Refacturation directe ?
La première compte comme une provision et se déduit à la régularisation ; elle n'est proposée que sur un bail avec provisions. La seconde refacture la charge telle quelle, pour un bail au forfait ou sans charges.
Puis-je annuler un appel ponctuel après l'avoir émis ?
Oui, tant que l'avis d'échéance qui le porte n'est pas déjà soldé.
Que se passe-t-il si j'appelle plus que la part récupérable de la dépense ?
Brik vous prévient : le trop-perçu sera rendu au locataire à la régularisation. Vous ne pouvez en revanche jamais dépasser le montant TTC total de la dépense.
Puis-je appeler une charge qui n'est rattachée à aucun bail ?
Non. Rattachez-la d'abord à un bail, ou répartissez-la sur les baux concernés, avant de pouvoir l'appeler au locataire.
Le locataire quitte le logement en cours d'année : comment répartir la charge ?
Au prorata de sa présence. Sa quote-part s'arrête à sa date de départ et se solde au décompte de sortie, en s'appuyant sur les provisions déjà versées.
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