Assigner une charge et la répartir entre plusieurs locataires

Publié le 29 juin 2026 · Mis à jour le 14 août 2026

Colocation, immeuble, charges récupérables : comment saisir une charge une seule fois et la ventiler équitablement entre plusieurs locataires dans Brik, jusqu'à la régularisation.

Conformément au décret n° 87-713 du 26 août 1987, la répartition d'une dépense collective entre plusieurs locataires exige de ventiler une facture unique selon une clé inscrite au bail (tantièmes, surfaces ou parts égales) avant de procéder à la régularisation annuelle des charges. Cette opération consiste à comptabiliser la dépense globale au bon niveau de rattachement, puis à isoler la quote-part récupérable pour l'imputer précisément à chaque occupant.

Une ventilation rigoureuse garantit un bilan comptable exact et prévient toute contestation lors de la confrontation entre les provisions versées et les charges réelles supportées.

Pas à pas

1. Ouvrez Pré-comptabilité → votre structure → Dépenses et saisissez la facture une seule fois.
2. Renseignez le type et le montant TTC, et cochez la case récupérable pour la part refacturable.
3. Joignez le justificatif : c'est la pièce que le locataire pourra exiger.
4. Choisissez le niveau de rattachement : l'immeuble (charge commune), le bien, ou le lot de colocation.
5. Répartissez la dépense selon une clé : tantièmes, surfaces, parts égales entre colocataires, ou une clé de votre choix.
6. Vérifiez que la somme des parts égale le montant de la charge.
7. Si une partie seulement est récupérable, ventilez en une part récupérable et une part non récupérable.
8. En fin de période, lancez la régularisation des charges : elle confrontera ces montants aux provisions versées par chaque locataire.

Deux notions à ne pas confondre

Répartir une charge met en jeu deux mécanismes complémentaires :

• La ventilation comptable : découper la dépense pour l'affecter au bon bien ou au bon lot, afin que le bilan de chacun soit juste.
• La récupération sur les locataires : refacturer la part récupérable via les provisions pour charges, puis solder le tout à la régularisation.

Les deux se rejoignent : c'est parce que la charge est correctement ventilée et marquée récupérable que la régularisation saura combien réclamer, ou rembourser, à chaque locataire.

Étape 1, Saisir la charge et la marquer récupérable

Dans l'onglet Dépenses, créez la dépense (ou partez de la transaction bancaire correspondante). Renseignez le type (eau, chauffage, ordures ménagères, entretien…), le montant TTC, et cochez la case récupérable pour la part qui peut être refacturée aux locataires. Joignez le justificatif : il servira de preuve à la régularisation. Le détail des champs est décrit dans Comment saisir une dépense et joindre un justificatif.

Étape 2, Choisir le bon niveau de rattachement

Le niveau conditionne la répartition :

• Au niveau de l'immeuble pour une charge qui concerne tous les lots (chaudière collective, ravalement, syndic) : elle sera ventilée entre les lots.
• Au niveau du bien / lot pour une charge propre à un logement (un contrat d'entretien individuel).
• Au niveau du lot de colocation quand plusieurs locataires partagent le même logement : la charge se partage entre les colocataires.

Étape 3, Répartir entre les lots ou les locataires

Une charge d'immeuble se ventile entre les lots selon une clé de répartition : les tantièmes de copropriété, les surfaces, ou une clé que vous définissez. Chaque part porte alors sur le lot concerné et alimente son bilan. La mécanique de ventilation est détaillée dans Répartir une transaction entre plusieurs biens ou plusieurs postes.

En colocation, le principe est le même à l'échelle du logement : la charge se partage entre les colocataires, le plus souvent à parts égales, parfois au prorata de la surface de chaque chambre ou d'une quote-part inscrite au bail. La règle d'or : la somme des parts doit toujours égaler le montant de la charge.

Un exemple concret en colocation

Un logement de la SCI Beauregard est loué en colocation à trois locataires. La facture d'eau du trimestre s'élève à 300 €, entièrement récupérable. Vous la saisissez une fois, au niveau du lot de colocation, cochée récupérable, justificatif joint. Répartie à parts égales, elle représente 100 € par colocataire. Chacun ayant versé une provision mensuelle de 40 €, soit 120 € sur le trimestre, la régularisation montrera un léger trop-perçu de 20 € par colocataire à restituer ou à reporter.

Étape 4, Récupérer via les provisions, puis régulariser

Au quotidien, chaque locataire verse une provision pour charges avec son loyer. En fin de période, la régularisation confronte le total des charges récupérables réellement supportées à ces provisions : si le locataire a trop versé, vous lui remboursez la différence ; s'il a trop peu versé, vous lui réclamez le complément. Comme la charge a été ventilée locataire par locataire, Brik sait exactement quelle part revient à chacun. Le déroulé complet est dans Comment faire une régularisation des charges et Comment répartir les charges (colocation / immeuble).

Récupérable ou non : la question qui change tout

Toutes les charges ne sont pas récupérables sur le locataire : la liste est encadrée par le décret du 26 août 1987. La taxe d'enlèvement des ordures ménagères, l'eau, l'entretien courant des parties communes le sont ; les gros travaux, l'assurance propriétaire ou les honoraires de syndic non refacturables ne le sont pas. En marquant correctement la part récupérable au moment de la saisie, vous évitez de réclamer à vos locataires une somme qui ne leur incombe pas, première cause de contestation lors d'une régularisation.

Questions fréquentes

Dois-je saisir une facture partagée autant de fois qu'il y a de locataires ?

Non. Vous la saisissez une seule fois, puis vous la répartissez en plusieurs parts. Saisir plusieurs fois la même facture créerait des doublons et fausserait votre bilan.

Comment répartir entre colocataires quand les chambres ont des tailles différentes ?

Utilisez une clé au prorata des surfaces plutôt qu'à parts égales, ou reprenez la quote-part inscrite dans chaque bail. L'essentiel est que la somme des parts égale le montant de la charge.

Une partie seulement de la charge est récupérable, que faire ?

Ventilez la dépense en une part récupérable et une part non récupérable. Seule la première sera prise en compte dans la régularisation adressée aux locataires ; la seconde reste à votre charge tout en restant, souvent, déductible de vos revenus fonciers.

Le locataire quitte le logement en cours d'année : comment répartir ?

La régularisation se fait au prorata de sa présence. Vous arrêtez sa quote-part à sa date de départ et solderez ses charges lors du décompte de sortie, en vous appuyant sur les provisions qu'il a versées.

Puis-je répartir une charge sur plusieurs biens ET plusieurs locataires ?

Oui. Une charge d'immeuble se ventile d'abord entre les lots (par tantièmes ou surfaces), puis, pour un lot en colocation, la part de ce lot se partage entre les colocataires. Les deux niveaux se combinent.

Où voir ce que chaque locataire doit réellement ?

Dans la régularisation des charges du bail : elle affiche, locataire par locataire, le total des charges récupérables, les provisions versées et le solde à réclamer ou à rembourser.

Faut-il un justificatif pour chaque charge répartie ?

Oui, un seul suffit pour la facture d'origine, mais il est indispensable : en cas de contestation, le locataire est en droit de demander les pièces justifiant sa quote-part.

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