Comment assigner un loyer à un locataire ?
Reconnaissance automatique, validation, cas du paiement partiel ou groupé : le guide pas à pas pour assigner un virement de loyer au bon bail dans la pré-comptabilité Brik.
Chaque mois, le loyer de votre locataire arrive sur votre compte sous la forme d'un virement. Pour que Brik le comptabilise, alimente le suivi de paiement et déclenche la quittance, ce virement doit être assigné — on dit aussi attribué — au bon bail. La bonne nouvelle : dans la majorité des cas, Brik le fait pour vous et il ne vous reste qu'à confirmer. Cet article détaille le geste, les cas particuliers (paiement partiel, virement groupé, paiement sur un compte non connecté) et ce que l'assignation déclenche en aval.
Mis à jour : août 2026
En bref : ouvrez Pré-comptabilité → votre structure → Transactions, repérez le virement entrant, cliquez sur Attribuer, choisissez la nature Loyer puis le locataire et la période concernés. Si Brik a reconnu le loyer, une suggestion est déjà affichée : il suffit de la valider.
Ce que veut dire « assigner un loyer »
La synchronisation bancaire fait remonter dans Brik tous les mouvements de vos comptes, en lecture seule. Un virement reçu n'est encore rien pour votre comptabilité tant qu'il n'est pas relié à un bail. Assigner un loyer, c'est établir ce lien : « ce virement de 1 200 € correspond au loyer d'août de tel locataire, sur tel bien ». À partir de là, Brik sait quoi en faire dans toutes ses vues.
La reconnaissance automatique : valider plutôt que saisir
Brik rapproche automatiquement les virements entrants des échéances attendues en s'appuyant sur trois signaux : le montant (il correspond au loyer du bail), la récurrence (il tombe chaque mois à date régulière) et le libellé (le nom du locataire, une référence de paiement). Quand la reconnaissance est fiable, la transaction arrive avec une suggestion d'attribution déjà renseignée : le bon bail, la bonne période.
- La suggestion est juste : vous validez, c'est terminé. Deux secondes par loyer.
- La suggestion est fausse (mauvais mois, mauvais colocataire) : vous la corrigez, et Brik apprend de votre correction pour les mois suivants.
- Aucune suggestion (libellé inhabituel, premier loyer d'un nouveau bail) : vous assignez manuellement une première fois, et Brik mémorise le libellé pour reconnaître les échéances à venir.
Ce mécanisme est détaillé dans Mapper une transaction automatiquement : plus vous validez, plus l'assignation devient automatique.
Assigner un loyer manuellement, pas à pas
- Ouvrez Pré-comptabilité, sélectionnez la structure (nom propre ou SCI) concernée, puis l'onglet Transactions. Vous pouvez aussi partir de l'onglet Tâches et de la ligne « Transactions bancaires à attribuer ».
- Filtrez pour retrouver le virement : le filtre Montant « entre 700 et 800 € » fait remonter d'un coup tous les loyers d'un même palier, le filtre État : non attribuée masque ce qui est déjà traité.
- Cliquez sur Attribuer, puis choisissez la nature Loyer.
- Sélectionnez le locataire (donc le bail) et la période (le mois couvert). Si le montant reçu diffère du loyer attendu, voyez les cas particuliers ci-dessous.
- Validez. La transaction passe en « attribuée » et le compteur de tâches diminue d'une unité.
Ce que l'assignation d'un loyer déclenche
Assigner un loyer n'est pas qu'un geste comptable : c'est le point de départ de plusieurs automatismes.
- Le suivi de paiement du bail passe au vert pour le mois : le loyer est marqué reçu, et la relance automatique ne partira pas. Voir Comment fonctionne le suivi de paiement.
- La quittance peut être générée et envoyée, puisque le paiement est constaté.
- Le montant entre dans vos recettes et dans le bilan du bien : loyers encaissés, rentabilité, préparation de la déclaration de revenus fonciers.
Un exemple concret
Sur le compte du bailleur en nom propre remonte, le 4 août, un virement instantané : « Vir Inst Madame Bertin Camille — 1 200,00 € ». Le loyer du studio loué à cette locataire est justement de 1 200 €. Brik propose l'attribution : « Loyer · Camille Bertin · août 2026 ». Un clic sur Valider et tout s'enchaîne : suivi de paiement d'août au vert, quittance disponible, 1 200 € ajoutés aux recettes du bien. Le mois suivant, le même libellé sera reconnu tout seul.
Les cas particuliers
Le locataire a payé deux mois en un seul virement
Un virement de 2 400 € pour un loyer de 1 200 € couvre deux échéances. Répartissez la transaction en deux parts (juillet et août) au lieu de l'assigner à un seul mois. La méthode est décrite dans Répartir une transaction entre plusieurs biens ou plusieurs postes.
Le paiement est partiel
Le locataire n'a versé que 800 € sur un loyer de 1 200 €. Assignez les 800 € reçus au loyer du mois : le suivi de paiement affichera un solde restant dû de 400 € et poursuivra les relances sur cette différence.
Loyer et charges dans le même virement
Si le bail prévoit un loyer nu plus des provisions pour charges, un virement de 780 € peut se décomposer en 650 € de loyer et 130 € de provisions. La répartition en deux parts conserve la bonne nature comptable de chacune.
Le loyer a été payé sur un compte non connecté
Si le virement n'apparaît pas, c'est souvent que le loyer est arrivé sur un compte que vous n'avez pas encore synchronisé. Connectez ce compte pour que le mouvement remonte (voir Comment connecter votre banque), ou importez le relevé de la période concernée.
Gérez ça en 1 clic avec Brik
Brik regroupe tous les outils dont les bailleurs ont besoin pour gérer leur(s) bien(s).
Découvrir Outil Brik →Questions fréquentes
Le loyer est-il reconnu automatiquement dès le premier mois ?
Rarement le tout premier mois d'un nouveau bail, car Brik n'a pas encore vu le libellé du locataire. Vous l'assignez une fois à la main ; ensuite, le libellé étant mémorisé, les échéances suivantes arrivent avec une suggestion à valider.
Puis-je marquer un loyer comme reçu sans passer par la banque ?
Le modèle de Brik repose sur la connexion bancaire : c'est l'arrivée réelle du virement qui constate le paiement, ce qui évite les oublis et les erreurs de pointage. Si un compte n'est pas connecté, connectez-le ou importez son relevé pour que le loyer remonte et puisse être assigné.
Que se passe-t-il si j'assigne un loyer au mauvais mois ?
Rien d'irréversible. Rouvrez la transaction, corrigez la période ou le locataire, et validez. Le suivi de paiement et les recettes se recalculent aussitôt.
Mon locataire a un nom de compte différent du sien, est-ce un problème ?
Non. Le libellé peut être celui d'un parent, d'un garant ou d'un compte joint. Assignez le loyer une première fois : Brik associe ce libellé au bail et le reconnaîtra ensuite.
Deux locataires paient le même montant, Brik peut-il se tromper ?
C'est le cas où la validation humaine compte. Vérifiez le libellé (le nom) avant de valider. Une fois chaque libellé rattaché au bon bail, la confusion ne se reproduit plus.
Faut-il assigner les loyers de toutes mes structures au même endroit ?
Non : la pré-comptabilité est cloisonnée par structure. Les loyers d'une SCI s'assignent dans la pré-comptabilité de cette SCI, ceux de votre nom propre dans la vôtre. C'est aussi pourquoi un compte bancaire dédié par structure simplifie tout.
À quelle fréquence faut-il assigner ses loyers ?
Une fois par semaine suffit largement. Dix transactions se traitent en deux minutes ; c'est le retard accumulé sur plusieurs mois qui coûte une soirée.
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