Changement de locataire : les 10 étapes entre deux baux
Accusé de réception du congé, état des lieux, nouveau bail : la timeline complète entre deux locataires, avec les délais à respecter à chaque étape.
Mis à jour : juillet 2026
La timeline complète entre deux baux
Un changement de locataire réussi se joue sur le calendrier : chaque étape a son délai, souvent fixé par la loi du 6 juillet 1989, et chaque jour perdu entre deux baux est un jour de loyer envolé. Voici la séquence type, du congé reçu à l'installation du locataire suivant :
| Étape | Moment | Délai clé |
|---|---|---|
| 1. Réception du congé | Jour J | Le préavis court à la réception de la lettre ou de l'acte |
| 2. Vérification du préavis | J à J+7 | 3 mois en vide, 1 mois en zone tendue ou en meublé |
| 3. Organisation des visites | Dès J+7 | 2 heures par jour ouvrable maximum si clause au bail |
| 4. Publication de l'annonce | Dès J+7 | Le plus tôt possible |
| 5. Sélection du dossier | Pendant le préavis | Pièces limitées au décret n° 2015-1437 |
| 6. État des lieux de sortie | Dernier jour du préavis | Contradictoire, à la remise des clés |
| 7. Restitution du dépôt de garantie | Après la sortie | 1 mois (état conforme) ou 2 mois |
| 8. Remise en état | Entre les deux baux | Le plus court possible |
| 9. Signature du nouveau bail | Avant l'entrée | Diagnostics à jour annexés |
| 10. État des lieux d'entrée et clés | Jour de l'entrée | Point de départ du nouveau bail |
Étapes 1 à 3 : bien gérer le préavis du locataire sortant
Accuser réception du congé et vérifier le délai
Le congé du locataire peut être donné par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte de commissaire de justice ou par remise en main propre contre récépissé : un simple e-mail ne fait pas courir le préavis. Le délai est de trois mois en location vide, réduit à un mois en zone tendue ou dans les cas prévus par l'article 15 de la loi de 1989 (mutation, perte d'emploi, premier emploi, RSA, AAH, état de santé, logement social attribué), et d'un mois en meublé. Répondez par un accusé de réception écrit confirmant la date de fin de bail : ce courrier fixe le cadre et évite toute contestation.
Pendant le préavis, le locataire reste redevable du loyer et des charges jusqu'au dernier jour, sauf si le logement est reloué avant avec votre accord.
Organiser les visites sans attendre
Si le bail contient une clause de visite, le locataire doit laisser visiter le logement, dans la limite de deux heures par jour ouvrable ; les dimanches et jours fériés ne peuvent pas lui être imposés. Fixez les créneaux avec lui plutôt que contre lui : un locataire coopératif, prévenu tôt et respecté dans son intimité, est votre meilleur allié pour relouer sans vacance.
Étapes 4 et 5 : relouer avant que le logement soit vide
Publiez l'annonce dès la première semaine du préavis : photos soignées, surface, loyer, montant des charges et modalités de récupération, DPE (mentions obligatoires de l'annonce). L'objectif est de faire se chevaucher préavis et recherche pour signer le nouveau bail avant la sortie de l'ancien locataire : chaque semaine gagnée réduit la vacance, dont nous détaillons les leviers dans notre article pour réduire la vacance locative.
Pour la sélection, vous ne pouvez exiger que les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : identité, justificatifs de domicile, d'activité et de ressources. Sont notamment interdits le relevé de compte bancaire, l'attestation d'absence de crédit ou le dossier médical ; demander une pièce interdite expose à une amende administrative (article 22-2 de la loi de 1989). Analysez la cohérence du dossier (revenus, stabilité, garant ou garantie Visale) plutôt que d'empiler les documents.
Étapes 6 et 7 : la sortie de l'ancien locataire
L'état des lieux de sortie se fait de manière contradictoire le jour de la restitution des clés, en comparant pièce par pièce avec l'état des lieux d'entrée. C'est lui qui justifie d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie : soyez précis, photographiez, faites signer chaque page. Un état des lieux numérique avec photos horodatées et comparaison automatique entrée/sortie sécurise considérablement cette étape.
Le dépôt de garantie doit ensuite être restitué dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon, déduction faite des sommes justifiées ; tout retard entraîne une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé. Les modalités précises de retenue font l'objet de règles détaillées que nous n'approfondissons pas ici.
Étapes 8 à 10 : préparer et réussir l'entrée du suivant
Remettre le logement en état
Entre les deux baux, traitez ce que l'état des lieux de sortie a révélé : rafraîchissement des peintures, joints, petites réparations. Profitez-en pour vérifier la validité des diagnostics : DPE (10 ans, sauf ceux réalisés avant juillet 2021, désormais caducs), électricité et gaz (6 ans), ERP (moins de 6 mois à la signature). Rappel important : depuis le 1er janvier 2025, un logement classé G au DPE ne peut plus être proposé à la location en France métropolitaine.
Signer un bail conforme
Le nouveau bail doit respecter le contrat type du décret n° 2015-587 du 29 mai 2015, mentionner le loyer du précédent locataire en zone tendue (et respecter l'encadrement de l'évolution des loyers à la relocation là où il s'applique), et être accompagné de ses annexes : dossier de diagnostics, notice d'information, extraits du règlement de copropriété. Un bail de location conforme, généré avec les clauses à jour et signé électroniquement, évite les erreurs du modèle recopié d'année en année.
État des lieux d'entrée et remise des clés
Le jour J : état des lieux d'entrée contradictoire, remise des clés contre signature, encaissement du dépôt de garantie (un mois de loyer hors charges maximum en vide, deux mois en meublé) et du premier loyer. Transmettez aussi les informations pratiques : compteurs, tri, contacts. Pensez enfin à mettre à jour votre déclaration d'occupation sur impots.gouv.fr avant le 1er juillet suivant.
Trois réflexes pour un enchaînement sans accroc
- Tout dater et tout écrire : accusé de réception du congé, échanges sur les visites, convocation à l'état des lieux. En cas de litige, la chronologie écrite fait la différence.
- Mener les deux chantiers en parallèle : la sortie de l'ancien locataire et la recherche du nouveau ne sont pas séquentielles mais simultanées.
- Outiller le processus : congé enregistré, annonce publiée, dossiers comparés, bail généré, états des lieux liés au même dossier : un logiciel de gestion locative fait de ces dix étapes un seul flux.
Questions fréquentes
Le locataire peut-il partir avant la fin de son préavis ?
Il peut quitter les lieux quand il le souhaite, mais il reste redevable du loyer et des charges jusqu'au terme du préavis, sauf accord écrit de votre part pour une sortie anticipée ou relocation du logement avant cette date. L'état des lieux de sortie peut être fait dès son départ effectif.
Puis-je faire visiter le logement pendant le préavis ?
Oui, si le bail contient une clause de visite : le locataire doit alors laisser accès au logement dans la limite de deux heures par jour ouvrable, jamais les dimanches et jours fériés. Sans clause, les visites se négocient à l'amiable. Entrer sans l'accord du locataire est une violation de domicile.
Quand signer le nouveau bail par rapport à la sortie de l'ancien locataire ?
Le bail peut être signé pendant le préavis du sortant, avec une date de prise d'effet postérieure à son départ. C'est la meilleure pratique pour éviter la vacance : prévoyez simplement un ou deux jours de battement pour l'état des lieux de sortie et les éventuelles remises en état.
Le nouveau locataire peut-il emménager le jour de la sortie de l'ancien ?
C'est possible mais risqué : le moindre retard ou une dégradation découverte à la sortie compromet l'entrée. Prévoyez idéalement 24 à 72 heures entre l'état des lieux de sortie et l'état des lieux d'entrée pour contrôler le logement, effectuer les retouches et refaire les clés si nécessaire.
