Notes et archives d’un bien

Où écrire ce qui ne rentre dans aucun champ, et où retrouver les baux terminés d’un logement : les deux entrées les plus discrètes de la barre latérale.

Deux entrées de la barre latérale d’un bien ne calculent rien et n’envoient rien : Notes et Archives. Ce sont pourtant deux des plus utiles à long terme — l’une garde ce qu’aucun formulaire ne prévoit, l’autre garde ce que vous avez arrêté. Cet article explique ce qu’on y met et ce qu’on y retrouve.

Mis à jour : août 2026

Pas à pas

1. Ouvrez Gestion locative → votre bien → Notes pour consigner une observation.
2. Écrivez ce qui ne rentre dans aucun champ : un accord verbal, une particularité d'accès, l'historique d'un litige.
3. Datez et signez vos notes dans le texte : dans deux ans, vous ne vous souviendrez plus du contexte.
4. Pour retrouver un élément ancien, ouvrez Gestion locative → votre bien → Archives.
5. Vérifiez-y ce qui a été archivé plutôt que supprimé : l'archivage conserve l'historique sans encombrer les vues courantes.

Les notes

Les notes sont privées : votre locataire ne les voit pas. Elles existent à plusieurs niveaux — note du bien, note du contrat, note d’un lot en colocation, note d’un immeuble — et chacune reste attachée à son objet.

Ce qu’on y met, en pratique : le code du portail et l’étage, le nom du syndic et sa ligne directe, le fait que la chaudière soit en fond de placard derrière une trappe, le numéro du compteur d’eau, le nom du voisin qui a les clés, l’historique d’une négociation de loyer, la raison pour laquelle un locataire a été accepté malgré un dossier limite. Rien de tout cela n’a de champ dédié — et tout cela s’oublie.

Le bon repère : une note doit répondre à la question « qu’est-ce qu’un remplaçant devrait savoir avant d’aller sur place ? »

Un exemple chiffré

M. Sarrazin possède un T3 dans un immeuble sans ascenseur. Sa note de bien tient en cinq lignes : code d’entrée, position du compteur d’eau au sous-sol côté cave 12, plombier du syndic joignable au numéro noté, « robinet d’arrêt général derrière la machine à laver », et « fenêtre côté cour changée en 2023, garantie 10 ans ».

La ligne sur le robinet d’arrêt a servi une fois, en février, quand un flexible a lâché : l’artisan l’a coupé en trois minutes au lieu de chercher pendant vingt. La ligne sur la fenêtre a servi en juin : un défaut relevé par le locataire s’est révélé couvert par la garantie, économisant 340 € de remplacement.

Les archives

L’écran Archives d’un bien regroupe ce qui est terminé, en deux onglets :

• Contrats — les baux clos. Une location à laquelle vous avez mis fin quitte les écrans courants mais reste consultable ici, avec ses documents.
• Baux — les créations de bail archivées, c’est-à-dire les documents de bail préparés puis abandonnés ou remplacés.

En colocation, l’écran s’intitule « Archives — nom du lot » quand vous consultez une chambre : chaque lot a son historique propre.

Archiver n’est pas supprimer

C’est la distinction à retenir. Mettre fin à une location archive l’historique : les avis, quittances et documents restent accessibles, ce qui est indispensable en cas de contestation ou de contrôle. Supprimer une location est réservé à une erreur de saisie, sur un bail qui n’aurait jamais dû exister.

Concrètement : un locataire parti en 2023 qui vous réclame en 2026 une quittance de 2022 se traite en deux clics par les archives. Si le bail avait été supprimé, il n’y aurait rien à produire.

Ce qui n’est pas dans les archives

• Les documents du bien — diagnostics, actes, factures — vivent dans le coffre-fort documentaire, qui n’est pas lié à la fin d’un bail.
• Les événements clos restent dans le module Événements, en cochant « Afficher les événements clos ».
• Les transactions bancaires restent dans la pré-comptabilité de la structure.

Questions fréquentes

Mon locataire voit-il mes notes ?

Non. Les notes sont privées et n’apparaissent nulle part dans l’espace locataire ni dans les documents envoyés.

Quelle différence entre la note du bien et la note du contrat ?

La note du bien décrit le logement : elle survit aux locataires successifs. La note du contrat décrit la relation en cours : elle s’éteint avec le bail. Mettez le code du portail dans la première, l’accord verbal sur les travaux dans la seconde.

Où retrouver une quittance d’un locataire parti ?

Dans Archives → Contrats : le bail clos reste consultable avec ses documents.

Puis-je restaurer un bail archivé ?

Un bail clos ne se rouvre pas : si le même locataire revient, c’est un nouveau bail. Les archives servent à consulter, pas à reprendre.

Pourquoi l’onglet « Baux » est-il vide ?

Parce qu’aucune création de bail n’a été archivée sur ce logement. Il se remplit quand un document de bail préparé est abandonné ou remplacé par un autre.

Les notes sont-elles exportées ?

Elles ne figurent dans aucun export comptable ni dans les documents contractuels : ce sont des mémos internes.

Chaque chambre de colocation a-t-elle ses notes ?

Oui : notes et archives existent au niveau du lot comme du bien. C’est utile quand un problème ne concerne qu’une chambre.

Combien de temps les archives sont-elles conservées ?

Elles suivent la vie du compte. C’est précisément pour cela qu’il faut préférer « mettre fin » à « supprimer » quand une location se termine normalement.

Articles liés : Comment mettre fin ou supprimer une location ? · Comment gérer les documents d’un bien (coffre-fort) ? · Historique et modifications d’un bail · Comment modifier un bien et compléter sa fiche ?