Devis, dépenses et plafonds de délégation

Comparer des devis, retenir le bon, saisir les dépenses réelles, éditer un bon de commande et fixer le montant qu’un gestionnaire peut engager seul.

L’onglet Finance d’un événement est là où l’argent devient traçable : les devis demandés et reçus, la décision de retenir ou d’écarter, les dépenses réelles avec leurs justificatifs, et le plafond au-delà duquel l’accord du propriétaire doit être tracé. Cet article explique chaque bloc, avec un exemple chiffré complet.

Mis à jour : août 2026

Pas à pas

1. Ouvrez Événements, puis l'événement concerné, et allez sur son onglet Finance.
2. Cliquez sur « Ajouter un devis » et renseignez l'Entreprise, le montant et le Type.
3. Comparez les devis reçus, puis Retenir celui que vous choisissez et Écarter les autres. Si le devis retenu n'est pas le moins cher, le motif de la décision est obligatoire.
4. Vérifiez la mention Hors plafond : elle signale que le montant dépasse votre délégation et demande donc votre arbitrage.
5. Éditez le Bon de commande, puis la Fiche d'intervention pour l'artisan.
6. À réception de la facture, saisissez le Dépensé : l'Écart au devis se calcule tout seul.
7. Qualifiez la dépense avec « Supporté par » et la case Récupérable : c'est ce couple qui décidera de ce que vous refacturez au locataire.
8. Cliquez sur « Passer en compta » pour envoyer la dépense en pré-comptabilité. Une pièce manquante la laisse en Sans justificatif.
9. Pour régler vos seuils : Événements → Plafonds de délégation, où vous définissez la portée, le plafond en euros et le nombre de devis exigés.

Les devis

Le bouton « Ajouter un devis » ouvre un formulaire dont deux champs sont obligatoires : l’Entreprise (« Indiquez l’entreprise. ») et un montant, HT ou TTC (« Indiquez un montant HT ou TTC. »). Vous saisissez l’un des deux : le second est calculé avec le taux de TVA. Les autres champs sont la référence, le statut, le délai en jours, la garantie en mois, la date de demande, la date de réception, la validité et des notes.

Un devis passe par les statuts Demandé, Reçu, Retenu, Écarté, Expiré ou Annulé. Deux boutons tranchent : Retenir et Écarter. Une règle mérite d’être connue : le motif de la décision est obligatoire si le devis retenu n’est pas le moins cher. C’est ce qui permet, un an plus tard, d’expliquer pourquoi vous avez payé 320 € de plus — délai plus court, garantie plus longue, entreprise déjà connue du locataire.

Un devis dont la validité est dépassée est marqué Validité dépassée : pensez à le faire réactualiser avant de vous en servir comme base de décision.

Les dépenses réelles

« Ajouter une dépense » enregistre ce qui a réellement été payé. Le Libellé est obligatoire, et le Type se choisit parmi : Travaux, Fournitures, Intervention d’urgence, Frais d’expertise, Frais de gestion, Franchise d’assurance, Pénalité ou Autre. On y ajoute le fournisseur, le n° de facture, la date de facture, la date de paiement et le devis d’origine.

Le champ « Supporté par » permet de dévier de l’imputation de l’événement pour une ligne précise ; laissé sur Comme l’événement, il suit l’imputation générale. Une dépense sans facture jointe porte la mention Sans justificatif, et c’est elle qui bloquera la clôture.

Le bouton « Passer en compta » pousse la dépense vers la pré-comptabilité de la structure ; elle porte ensuite la mention En comptabilité. C’est la passerelle entre le suivi de chantier et vos comptes.

Le récapitulatif

En tête d’onglet, quatre chiffres : Estimé, Dépensé, Écart au devis et Récupérable. Le dernier est le montant que vous pourrez refacturer au locataire au titre des charges récupérables.

Les plafonds de délégation

Un plafond répond à une question simple : jusqu’à quel montant un gestionnaire peut-il engager une dépense sans revenir vers le propriétaire ? Une règle porte trois informations : une portée (toute la structure, ou une nature et une catégorie précises), un plafond en euros et un nombre de devis exigés.

Les règles se cumulent par niveau, du plus précis au plus général : règle propre à l’événement, puis règle du bien, de l’immeuble, de la structure, et enfin règle par défaut. L’événement affiche laquelle s’applique : « Jusqu’à 500 € sans accord du propriétaire (règle de la structure). »

Deux signaux apparaissent quand la limite est franchie : le badge Hors plafond et le message « Engagement au-delà du plafond : accord du propriétaire à tracer. » Brik ne bloque pas la dépense — il vous demande de tracer l’accord, ce qui est exactement ce qu’un mandat de gestion exige.

S’il n’existe aucune règle, le panneau affiche : « Aucune règle : aucun plafond n’est opposé aux engagements. »

Bon de commande et fiche d’intervention

Deux documents se génèrent depuis l’onglet Finance : le Bon de commande et la Fiche d’intervention. Le bon de commande a une condition : « Un devis doit être retenu avant d’émettre un bon de commande. » La génération est asynchrone ; le message « Génération du document en cours, cela peut prendre quelques instants… » est normal.

Un exemple chiffré

La chaudière d’un T2 loué par la SCI Marbrerie tombe en panne. Le plafond de la structure est fixé à 500 € avec 2 devis exigés. Deux devis arrivent : Chauffage Ternois à 1 180 € TTC sous 10 jours, avec 24 mois de garantie ; Delvaux Énergie à 980 € TTC sous 21 jours, 12 mois de garantie. Vous retenez le premier : parce qu’il n’est pas le moins cher, Brik réclame un motif — « délai divisé par deux en plein hiver, garantie doublée ».

Le montant dépasse les 500 € du plafond : le badge Hors plafond s’affiche et l’accord du propriétaire est tracé dans l’activité. La facture finale s’élève à 1 242 € TTC. L’onglet Finance affiche alors : Estimé 1 180 €, Dépensé 1 242 €, Écart au devis +62 €, Récupérable 0 € (le remplacement d’une chaudière est à la charge du propriétaire). La facture jointe, la clôture devient possible.

Questions fréquentes

Pourquoi Brik me demande un motif quand je retiens un devis ?

Uniquement lorsque le devis retenu n’est pas le moins cher. Le motif est conservé dans l’historique : c’est la justification que vous chercherez un an plus tard, ou que le propriétaire vous demandera si vous gérez pour son compte.

Le plafond bloque-t-il la dépense ?

Non. Il déclenche un badge Hors plafond et rappelle que l’accord du propriétaire doit être tracé. La décision reste la vôtre ; c’est la traçabilité qui est imposée, pas l’interdiction.

Je saisis un montant HT, dois-je aussi saisir le TTC ?

Non. Saisissez l’un ou l’autre : le montant manquant est calculé avec le taux de TVA renseigné.

Pourquoi ne puis-je pas générer de bon de commande ?

Parce qu’aucun devis n’est encore au statut Retenu. Retenez d’abord un devis, le bouton devient actif.

Quelle différence entre « Passer en compta » et la saisie d’une dépense dans la pré-comptabilité ?

« Passer en compta » évite la double saisie : la dépense de l’événement devient une écriture de la structure, avec son justificatif. Vous pouvez toujours saisir directement dans la pré-comptabilité, mais le lien avec le chantier est alors perdu.

À quoi sert le champ « Récupérable » ?

Il isole la part de la dépense refacturable au locataire au titre des charges. C’est ce montant que vous reprendrez au moment de la régularisation annuelle des charges.

Un devis expiré peut-il encore être retenu ?

Techniquement oui, mais il porte la mention Validité dépassée : demandez sa réactualisation avant de vous engager, le prix n’est plus opposable à l’entreprise.

Où définir un plafond qui ne vaut que pour un immeuble ?

Dans la règle, choisissez la portée correspondante plutôt que Toute la structure. La règle du niveau le plus précis l’emporte ; l’événement indique toujours laquelle s’applique.

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