Équipements, plans d’entretien et carnet d’entretien

Enregistrer chaudière, VMC ou ascenseur, poser leurs entretiens obligatoires, imprimer un QR code et télécharger le carnet d’entretien.

Une chaudière, une VMC, un ascenseur ou un détecteur de fumée ont trois choses en commun : ils s’entretiennent à intervalle régulier, certains entretiens sont obligatoires, et le jour où l’un tombe en panne il faut savoir depuis quand il est là. L’écran Équipements et entretien tient ces trois informations et crée les événements d’entretien à votre place. Cet article explique comment le mettre en place.

Mis à jour : août 2026

Pas à pas

1. Ouvrez Gestion locative → votre bien → Événements → Équipements et entretien.
2. Cliquez sur « Ajouter un équipement » et renseignez la Désignation, le Type, la référence et la durée de vie en années — cette dernière alimente l'indicateur Fin de vie.
3. Indiquez À la charge de : c'est ce qui déterminera qui paie les interventions à venir.
4. Sur la fiche de l'équipement, ouvrez « Entretiens obligatoires » pour voir les obligations légales applicables et leur référence légale.
5. Cliquez sur « Ajouter un plan d'entretien », puis renseignez l'intitulé, la périodicité, la prochaine échéance et le préavis en jours.
6. Retenez la règle du préavis : l'événement est créé à l'ouverture du préavis, pas à la date d'échéance. Un préavis à 30 jours vous laisse donc un mois pour agir.
7. Surveillez la mention En retard sur le plan d'entretien : c'est le signal d'une obligation légale non tenue.
8. Consultez le Carnet d'entretien pour l'historique complet du bien, et utilisez Regénérer si vous devez réémettre le jeton de QR code.

Enregistrer un équipement

Le Type se choisit parmi : Chaudière, Pompe à chaleur, Chauffe-eau, Climatisation, VMC, Conduit de fumée, Ascenseur, Détecteur de fumée, Sécurité incendie, Portail, porte automatique, Interphone, Tableau électrique, Réseau d’eau, Toiture, Piscine, Espaces verts ou Autre.

Seule la Désignation est obligatoire (« La désignation est obligatoire. ») : écrivez-y ce que vous diriez à un artisan au téléphone, par exemple « Chaudière gaz cuisine ». Les autres champs : marque, modèle, numéro de série, date d’installation, garantie jusqu’au, durée de vie en années, prestataire d’entretien, emplacement (« Placard de la cuisine ») et notes.

La durée de vie proposée sert à arbitrer entre réparer et remplacer ; elle reste modifiable. Un équipement dont l’âge dépasse cette durée est marqué Fin de vie. Un équipement démonté se passe en Hors service plutôt que d’être supprimé : la suppression emporte ses plans d’entretien, même si l’historique des interventions est conservé.

Poser les entretiens obligatoires

Le bouton « Entretiens obligatoires » installe d’un coup les plans réglementaires correspondant au type d’équipement. Si le type n’en appelle aucun, Brik le dit : « Aucun entretien réglementaire à ajouter pour ce type d’équipement. »

Un plan d’entretien porte : un intitulé (obligatoire), une périodicité — Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel, Tous les 2 ans, Tous les 5 ans ou Périodicité personnalisée —, un préavis en jours, une case Obligation légale avec sa référence légale (par exemple « Décret 2009-649 »), et la mention À la charge de.

Point à comprendre : l’événement est créé à l’ouverture du préavis, pas à la date d’échéance. Le délai laisse le temps de prendre rendez-vous. Avec un entretien annuel de chaudière échéant au 15 octobre et un préavis de 30 jours, l’événement apparaît le 15 septembre — pas la veille.

Un exemple chiffré

Un T3 loué 690 € dispose d’une chaudière gaz installée en mars 2019, durée de vie 15 ans, et d’une VMC. Vous enregistrez les deux équipements, puis vous cliquez sur « Entretiens obligatoires » : un plan annuel apparaît sur la chaudière, à la charge du locataire, avec un préavis de 30 jours. La VMC reçoit un plan à la périodicité que vous choisissez. Sur douze mois, cela fait 2 événements générés automatiquement au lieu de 2 oublis possibles ; en 2034, la chaudière passera en Fin de vie et l’écran vous le signalera au moment d’arbitrer une nouvelle réparation.

Le QR code collé sur l’équipement

Chaque équipement porte un jeton de QR code, à imprimer sur une étiquette collée sur l’appareil. Un signalement fait via ce QR code arrive dans vos événements avec l’origine QR code et l’équipement déjà rattaché : plus de « la chaudière fait un bruit » sans savoir laquelle, dans quel logement.

Le bouton Regénérer crée un nouveau jeton ; l’avertissement est explicite : « L’étiquette déjà collée cessera de fonctionner et devra être réimprimée. » Ne l’utilisez que si l’ancienne étiquette a circulé hors du logement.

Le carnet d’entretien

Le bouton Carnet d’entretien produit un document reprenant les équipements et l’historique de leurs interventions. C’est la pièce à joindre lors d’une vente, d’un changement de gestionnaire, ou à présenter quand un locataire conteste l’état d’un appareil.

Retards et arbitrages

En haut de l’écran, un résumé indique le nombre d’échéances d’entretien en retard. Chaque plan affiche sa prochaine échéance et, le cas échéant, la mention En retard. L’indicateur Conformité préventive des statistiques du module reprend ce même calcul à l’échelle du portefeuille.

Questions fréquentes

Pourquoi l’événement d’entretien apparaît-il avant la date d’échéance ?

C’est voulu : il est créé à l’ouverture du préavis. Un entretien annuel avec 30 jours de préavis vous laisse un mois pour prendre rendez-vous, au lieu de découvrir l’échéance le jour même.

Quelle différence avec le suivi de l’attestation de chaudière ?

Le plan d’entretien programme l’intervention ; le suivi d’attestation contrôle la pièce que le locataire doit vous transmettre après l’intervention. Les deux se complètent : l’un déclenche, l’autre prouve.

Supprimer un équipement efface-t-il l’historique ?

Non : ses plans d’entretien sont supprimés avec lui, mais l’historique des interventions est conservé. Pour un appareil simplement démonté, préférez le passer en Hors service.

À quoi sert la durée de vie ?

À arbitrer entre réparer et remplacer. Un chauffe-eau de 14 ans sur une durée de vie de 12 passe en Fin de vie : une troisième réparation à 200 € devient difficile à défendre face à un remplacement.

Le locataire peut-il utiliser le QR code ?

Oui, c’est l’usage prévu : l’étiquette est collée sur l’appareil, dans le logement. Le signalement arrive avec l’origine QR code et l’équipement déjà identifié.

Puis-je créer une périodicité qui n’est pas dans la liste ?

Oui : choisissez Périodicité personnalisée et indiquez un intervalle en jours. Le champ est obligatoire dans ce cas (« Un intervalle en jours est obligatoire pour une périodicité personnalisée. »).

Où retrouver le carnet d’entretien après l’avoir généré ?

Il se télécharge à la demande depuis l’écran Équipements et entretien. Rangez-le ensuite dans les documents du bien si vous voulez en garder une version datée.

Faut-il enregistrer les équipements des parties communes ?

Si vous en avez la charge, oui — rattachez-les alors à l’immeuble plutôt qu’à un lot. S’ils relèvent du syndic, l’événement correspondant se clôture avec le motif Traité par le syndic.

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