Historique et modifications d’un bail

L’onglet Historique d’un bail : ce qu’il trace, comment le lire colonne par colonne, et pourquoi il est votre meilleure preuve en cas de litige.

Un bail vit : le loyer est révisé, les provisions sur charges changent, un colocataire est remplacé, une clause est modifiée. Chacune de ces modifications est datée et conservée dans l’onglet Historique, avec la période à partir de laquelle elle s’applique. C’est un écran qu’on ne consulte jamais… jusqu’au jour où un locataire conteste un montant.

Mis à jour : août 2026

Pas à pas

1. Ouvrez Gestion locative → votre bien → Location.
2. Cliquez sur Paramètres de la location.
3. Ouvrez l'onglet Historique : chaque modification y figure avec sa date et son auteur.
4. Repérez la ligne qui vous intéresse pour savoir quand un loyer, une charge ou une caution a changé.
5. Pour modifier quelque chose, passez sur l'onglet Contrat de location : c'est lui qui contient les paramètres modifiables.
6. Après toute modification, revenez sur l'Historique pour vérifier qu'elle a bien été enregistrée à la bonne date d'effet.

Comment se lit le tableau

Six colonnes, sous le titre « Historique des modifications. » :

• Date — le jour où la modification a été enregistrée.
• Période d’application — à partir de quelle période elle produit ses effets. C’est la colonne décisive : une modification saisie le 12 mars peut ne s’appliquer qu’à compter du 1^er avril.
• Motif — la raison de la modification.
• Type — ce qui a été modifié.
• Valeur — l’ancienne et la nouvelle valeur.
• Statut — l’état de la ligne.

Deux entrées sont posées par l’application elle-même, et non par vous : Création du bail et Regénération du bail, toutes deux rattachées au début du contrat. Elles n’ont pas de valeur modifiée : ce sont des jalons.

Un exemple chiffré

Bail signé le 1^er juin 2024, loyer 720 € hors charges, provisions 60 €.

• 1^er juin 2024 — Création du bail.
• 18 mai 2025, période d’application 1^er juin 2025 — révision annuelle du loyer : 720 € → 738 € (+2,5 %, soit +18 € par mois, 216 € sur l’année).
• 3 septembre 2025, période d’application 1^er octobre 2025 — provisions sur charges : 60 € → 72 €, à la suite de la régularisation qui avait dégagé un solde de 138 € en votre faveur.

Si le locataire écrit en novembre « mon loyer a augmenté deux fois cette année », l’historique répond en trois lignes : une révision de loyer, une réévaluation de provisions, chacune avec sa date d’enregistrement, sa date d’effet et son montant. C’est cette précision qui fait la différence entre une discussion et un contentieux.

À quoi sert la distinction date / période d’application

Une modification enregistrée aujourd’hui ne s’applique presque jamais aujourd’hui. Une révision de loyer prend effet à la date anniversaire ; une réévaluation de provisions au début du mois suivant. En conservant les deux dates, l’historique explique pourquoi l’avis d’un mois donné porte tel montant, et non celui que vous aviez en tête.

Ce que l’historique ne contient pas

• Les avis et quittances émis : ils se consultent depuis les loyers du contrat.
• Les paiements reçus : ils vivent dans le suivi des paiements et la pré-comptabilité.
• Les événements (incidents, travaux) : ils ont leur propre module et leur propre historique.
• Les activités du bien — création de l’avis, envoi de la quittance, relance envoyée — qui se lisent dans le journal d’activité du bien.

Modifier, ou mettre fin

L’onglet voisin, Contrat de location, contient les paramètres modifiables du bail. Le bouton « Mettre fin à cette location », lui, ouvre une autre logique : il archive l’historique et clôt le contrat. La confirmation demandée est explicite : « Je veux supprimer la location. » Ne l’utilisez pas pour corriger une erreur de saisie ; utilisez la modification.

Questions fréquentes

Pourquoi la date de la modification et la période d’application diffèrent-elles ?

Parce qu’une modification s’enregistre quand vous la saisissez, mais produit ses effets à la période prévue par le bail ou par la loi. Une révision saisie en mai peut ne valoir qu’à compter du 1^er juin.

Puis-je supprimer une ligne d’historique ?

Non, et c’est voulu : un historique qu’on peut réécrire ne prouve plus rien. Une erreur se corrige par une nouvelle modification, qui apparaît à son tour dans la liste.

Que signifie « Regénération du bail » ?

Que le document a été reproduit, généralement après une modification qui touche son contenu. La ligne est rattachée au début du contrat et ne porte pas de valeur modifiée.

Mes envois d’avis et de quittances apparaissent-ils ici ?

Non : l’historique trace les modifications du contrat. Les envois figurent dans le journal d’activité du bien, qui note l’envoi de l’avis, celui de la quittance et les relances.

Un changement de colocataire y figure-t-il ?

Oui, avec sa date d’enregistrement et sa période d’application : c’est le meilleur endroit pour vérifier à partir de quel avis le nom a changé.

Puis-je exporter cet historique ?

L’écran est consultable dans l’application. Pour un dossier à produire, une copie d’écran datée ou l’impression de la page suffit dans la plupart des cas ; les documents contractuels, eux, se téléchargent depuis les documents du bien.

Combien de temps l’historique est-il conservé ?

Il suit la vie du bail. Mettre fin à une location archive l’historique : c’est précisément ce qui distingue la fin de location de la suppression d’un bail créé par erreur.

Deux modifications le même jour, laquelle s’applique ?

Les deux, chacune sur sa période d’application. Lisez la colonne « Période d’application » avant la colonne « Date » : c’est elle qui décide.

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