Remplacer un locataire sans refaire le bail

Un colocataire part, un autre arrive : la fonction « Changer de locataire » produit un avenant et bascule les avis à la période suivante.

En colocation, un départ ne met pas fin au bail : un colocataire s’en va, un autre prend sa place, le contrat continue. Refaire le bail serait faux et coûteux. Brik propose donc une opération dédiée : changer de locataire sur un contrat en cours, avec production d’un avenant et bascule propre des avis de loyer.

Mis à jour : août 2026

Pas à pas

1. Vérifiez d'abord que vous êtes dans le bon cas : un remplacement de locataire sur un bail qui continue, et non une fin de bail suivie d'une nouvelle location.
2. Ouvrez Gestion locative → votre bien → Locataire.
3. Lancez l'action de changement de locataire sur le contrat.
4. Renseignez le locataire sortant.
5. Renseignez le locataire entrant.
6. Indiquez la date d'effet du remplacement : c'est elle qui découpe les loyers entre les deux occupants.
7. Validez, puis contrôlez les échéances des mois concernés pour vérifier que le découpage correspond à la réalité.

Quand utiliser cette opération

Elle répond au cas « le bail continue, la personne change » :

• Une chambre de colocation qui change d’occupant en cours de bail.
• Un colocataire qui quitte un bail solidaire, remplacé par un entrant.
• Une substitution de partie sur un bail qui reste par ailleurs identique.

À ne pas confondre avec la fin de location, qui archive l’historique et clôt le contrat : si tous les occupants partent et que le logement se reloue, c’est un nouveau bail qu’il faut créer.

Choisir l’entrant

La liste déroulante propose vos contacts existants — « Sélectionner un locataire existant… » — en excluant les locataires déjà présents sur le contrat et les fiches archivées. Si l’entrant n’existe pas encore, vous le créez sans quitter l’écran.

La date d’effet, le point qui compte

C’est le champ qui décide de ce que deviennent vos avis de loyer, et Brik affiche un message différent selon le cas :

• Aucune période générée — « Aucune période n’a encore été générée : le changement s’appliquera à partir du prochain avis. »
• Date d’effet dans le futur ou dans la période en cours — « Le changement prendra effet à la période suivante. Les avis déjà émis, y compris la période en cours, ne sont pas modifiés. »
• Date d’effet antérieure au début de la dernière période générée — un avertissement : la période en cours n’est pas modifiée, mais les périodes déjà générées ensuite seront régénérées avec le nouveau locataire, et leurs avis et quittances recalculés.

Autrement dit : une date d’effet rétroactive n’est pas interdite, mais elle réécrit des documents déjà émis. Si vous avez déjà envoyé la quittance de septembre au sortant, mieux vaut faire partir le changement du 1^er octobre.

L’avenant

Avant de valider, le bouton d’aperçu télécharge un projet d’avenant au format PDF. Relisez-le : c’est la pièce que signeront les parties et qui matérialise la substitution. Après validation, l’avenant définitif est produit et rattaché au bail.

Un exemple chiffré

Colocation de 3 chambres, loyer global 1 350 € charges comprises, quittances émises le 1^er de chaque mois. M. Kessler quitte sa chambre le 30 septembre ; Mlle Ferrand entre le 1^er octobre.

Vous saisissez le changement le 24 septembre, avec une date d’effet au 1^er octobre. Le message affiché est le deuxième cas : les avis de septembre, déjà émis, restent au nom de M. Kessler ; l’avis d’octobre part au nom de Mlle Ferrand. Aucun document n’est recalculé, aucune quittance déjà envoyée n’est contredite.

Si vous aviez saisi une date d’effet au 15 septembre, la période de septembre resterait intacte mais les périodes générées après elle seraient régénérées : pour un simple changement de nom, cela crée de la confusion et deux versions d’un même document circulent.

Après le changement

• Vérifiez la fiche du locataire entrant : coordonnées, pièces, garant éventuel.
• Si un garant se substitue également, rattachez un nouvel acte de cautionnement.
• Demandez l’attestation d’assurance habitation de l’entrant.
• Faites un état des lieux de la chambre concernée si votre organisation le prévoit.
• Consultez l’onglet Historique du bail : le changement y figure, avec sa date d’application.

Questions fréquentes

Faut-il créer un nouveau bail ?

Non, c’est justement ce que cette opération évite. Le contrat continue ; seule la partie change, matérialisée par un avenant. Un nouveau bail ne s’impose que si la location repart de zéro.

Les quittances déjà envoyées sont-elles modifiées ?

Non pour la période en cours et les périodes antérieures. Mais avec une date d’effet rétroactive, les périodes générées après la date choisie sont régénérées et leurs documents recalculés.

Puis-je voir l’avenant avant de valider ?

Oui : un aperçu PDF est téléchargeable dès que le sortant, l’entrant et la date d’effet sont renseignés.

L’entrant n’est pas dans la liste.

La liste exclut les locataires déjà présents sur le contrat et les fiches archivées. Si la personne n’existe pas encore, créez-la depuis le même écran.

Et le dépôt de garantie ?

Le mouvement se règle entre colocataires ou avec vous selon ce que prévoit le bail : l’avenant acte la substitution, il ne fait pas le virement. Si vous restituez une part, tracez-la comme une opération de restitution.

Le garant du sortant reste-t-il engagé ?

Un acte de cautionnement suit son locataire et les termes qu’il prévoit. Un entrant appelle en général un nouvel acte ; ne comptez pas sur le report automatique de l’engagement du précédent.

Puis-je changer plusieurs colocataires en même temps ?

L’opération traite un sortant et un entrant à la fois. Pour deux remplacements simultanés, faites-la deux fois, avec la même date d’effet.

Où voir la trace du changement ?

Dans l’onglet Historique du bail, qui liste toutes les modifications avec leur date, leur période d’application, leur motif et la valeur modifiée.

Articles liés : Historique et modifications d’un bail · Comment mettre fin ou supprimer une location ? · Gérer la fiche du locataire (et son garant) · Comment mettre un bien en colocation (coliving) ?