Comment gérer les documents d'un bien (coffre-fort) ?
- Gestion Locative Complète
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L'essentiel
Pour gérer les documents d'un bien dans un coffre-fort numérique, accédez à la section « Documents » du logement concerné. Vous pouvez créer des dossiers structurés pour téléverser vos justificatifs (bail, diagnostics, factures) ou générer directement vos courriers administratifs. De plus, les avis d'échéance, quittances et états des lieux signés s'y classent automatiquement dans un espace sécurisé.
Centralisez les documents de votre location dans le coffre-fort du bien : bail, quittances, états des lieux, diagnostics. Ajoutez, organisez en dossiers et générez des documents.
La gestion rigoureuse des pièces justificatives et des obligations légales d'une location (bail conforme, dossier de diagnostic technique, justificatifs de charges et états des lieux contradictoires) exige un archivage centralisé et sécurisé. L'espace Brik vous permet de téléverser, classer et générer l'ensemble des documents obligatoires de votre logement au sein d'un coffre-fort numérique conforme au RGPD.
En bref : rendez-vous dans Gestion locative → votre bien → Documents. Vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter » pour téléverser vos fichiers, « Créer un dossier » pour structurer votre archivage, et « Générer un document » pour éditer automatiquement vos courriers juridiques et administratifs.
Pas à pas
- Ouvrez Gestion locative → votre bien → Documents.
- Cliquez sur « Créer un dossier » pour structurer avant de téléverser : bail, diagnostics, factures, assurance.
- Utilisez « Ajouter » pour téléverser vos fichiers dans le bon dossier.
- Nommez les fichiers de façon explicite (nature + année) : c'est ce qui vous les fera retrouver dans deux ans.
- Pour produire une pièce plutôt que la téléverser, cliquez sur « Générer un document » et choisissez le modèle.
- Vérifiez que les pièces exigibles en cas de contrôle ou de litige sont bien présentes : diagnostics, attestations d'assurance, justificatifs de charges.
La page « Mes documents »
Les documents sont rangés en trois sections :
| Section | Contenu |
|---|---|
| Documents du contrat | Bail, quittances et charges liés à la relation locative. |
| États des lieux | Photos et documents signés des états des lieux d'entrée et de sortie. |
| Documents du bien | Documents administratifs et techniques liés au logement, indépendants du contrat (diagnostics, factures travaux…). |
Ajouter, organiser, générer
- Ajouter : cliquez sur « Ajouter » pour téléverser un ou plusieurs fichiers.
- Créer un dossier : rangez vos documents par thème avec « Créer un dossier ».
- Générer un document : produisez un courrier (relance amiable, mise en demeure, solde de tout compte…) via « Générer un document ».
- Rechercher : utilisez la loupe pour retrouver un document rapidement.
📁 Ces documents sont aussi accessibles depuis l'espace Patrimoine du bien. De nombreux documents (avis, quittances, états des lieux signés) s'y rangent automatiquement au fil de votre gestion.
Gérez ça en 1 clic avec Brik
Brik regroupe tous les outils dont les bailleurs ont besoin pour gérer leur(s) bien(s).
Découvrir Outil Brik →Questions fréquentes
Quels documents Brik range-t-il automatiquement ?
Les avis et quittances générés, les états des lieux signés, le bail… se classent automatiquement dans les bonnes sections au fil de votre gestion.
Puis-je partager un document avec mon locataire ?
Oui : avis et quittances sont visibles dans son espace locataire, et vous pouvez en envoyer par e-mail via la messagerie.
Mes documents sont-ils en sécurité ?
Oui : ils sont stockés de façon sécurisée (hébergement européen conforme RGPD). Voir « Comment sécuriser les données de mes locataires ».
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