Charges de copropriété récupérables sur le locataire
Du relevé du syndic à la régularisation avec le locataire : la méthode pour isoler les charges de copropriété réellement récupérables et refacturer sans erreur.
Mis à jour : juillet 2026
Deux circuits de charges à bien distinguer
Quand un logement loué se situe en copropriété, deux circuits financiers coexistent. Premier circuit : le syndic appelle auprès du copropriétaire des provisions sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965), puis établit un décompte annuel après approbation des comptes. Deuxième circuit : le bailleur demande à son locataire des provisions mensuelles sur charges, puis les régularise une fois par an, comme l'impose l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
L'erreur classique consiste à confondre les deux : refacturer au locataire la totalité des appels du syndic. C'est illégal. Seules les charges dites récupérables, listées limitativement par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, peuvent lui être demandées. Le rôle du bailleur est donc de trier, ligne par ligne, le décompte du syndic. Pour comprendre l'articulation globale entre bail et immeuble collectif, consultez notre guide sur la location d'un appartement en copropriété.
Lire un appel de charges du syndic
Un appel de fonds trimestriel comporte généralement trois blocs :
- les provisions sur le budget prévisionnel : dépenses courantes d'administration, d'entretien et de fonctionnement (charges générales et charges spéciales par bâtiment ou par équipement) ;
- les appels hors budget : travaux votés en assemblée générale, honoraires spécifiques, frais de contentieux ;
- la cotisation au fonds de travaux prévue par l'article 14-2-1 de la loi de 1965.
Le document clé pour le bailleur n'est pas l'appel de fonds mais le décompte individuel annuel, envoyé après l'AG d'approbation des comptes. Beaucoup de syndics y font figurer une colonne « quote-part récupérable » ou « charges locatives » : précieuse, mais à vérifier, car la qualification juridique reste de votre responsabilité.
Ce qui est récupérable sur le locataire (décret 87-713)
Appliqué à la copropriété, le décret du 26 août 1987 permet de refacturer les postes suivants :
| Poste du décompte syndic | Récupérable ? | Précisions |
|---|---|---|
| Ascenseur | Oui, partiellement | Électricité, exploitation et visites, menues réparations ; pas la mise aux normes ni les grosses réparations |
| Eau froide et eau chaude collectives | Oui | Consommations et produits de traitement, exploitation des compteurs |
| Chauffage collectif | Oui, partiellement | Combustible et exploitation courante ; pas le remplacement de la chaudière |
| Électricité et entretien des parties communes | Oui | Nettoyage, ampoules, produits d'entretien, entretien de la minuterie |
| Espaces verts | Oui | Exploitation et entretien courant |
| Gardien ou concierge | Oui, à 75 % ou 40 % | 75 % du salaire s'il assure le nettoyage et la sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une des deux tâches |
| Employé d'immeuble | Oui, à 100 % | Salaire et charges sociales |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) | Oui | Refacturable en totalité, hors frais de gestion de la taxe foncière |
La liste générale des charges récupérables hors copropriété (entretien du logement, taxes, menues réparations) est détaillée dans notre guide dédié aux charges récupérables.
Ce qui reste définitivement à la charge du bailleur
Certains postes du décompte syndic ne peuvent jamais être refacturés, même par une clause du bail (elle serait réputée non écrite) :
- les honoraires du syndic, forfait de gestion courante comme prestations particulières ;
- la prime d'assurance multirisque de l'immeuble ;
- les travaux votés en AG : ravalement, toiture, remplacement d'équipements, mises aux normes ;
- la cotisation au fonds de travaux ALUR, attachée au lot ;
- les frais de procédure et de contentieux du syndicat ;
- les grosses réparations relevant de l'article 606 du code civil.
La régularisation annuelle avec le décompte du syndic
L'article 23 de la loi de 1989 organise la régularisation : un mois avant, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, en copropriété, le mode de répartition entre les locataires (les tantièmes du lot). Les pièces justificatives, c'est-à-dire le décompte du syndic et le relevé général des dépenses, doivent rester à disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte, règle issue de la loi ALUR du 24 mars 2014.
Trois règles de délai à connaître :
- la régularisation doit être annuelle ; si elle intervient plus d'un an après l'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois ;
- l'action en recouvrement des charges se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989), dans un sens comme dans l'autre ;
- en cas de départ du locataire avant l'arrêté des comptes de la copropriété, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente du décompte définitif.
Un outil de régularisation des charges locatives automatise ce calcul : import du décompte, ventilation récupérable ou non, comparaison avec les provisions versées, courrier de régularisation prêt à envoyer.
Exemple chiffré : de l'appel de charges à la régularisation
Prenons un deux-pièces loué nu, avec 800 € de provisions annuelles de charges versées par le locataire (environ 67 € par mois). Le décompte annuel du syndic pour le lot s'élève à 1 640 €, ventilés ainsi :
- chauffage collectif et eau : 620 € (récupérables) ;
- entretien des parties communes et espaces verts : 180 € (récupérables) ;
- ascenseur, part exploitation : 90 € (récupérables) ;
- TEOM : 210 € (récupérable) ;
- honoraires du syndic : 260 € (non récupérables) ;
- assurance de l'immeuble : 110 € (non récupérable) ;
- fonds de travaux : 170 € (non récupérable).
Total récupérable : 620 + 180 + 90 + 210 = 1 100 €. Le locataire a versé 800 € de provisions : la régularisation fait apparaître un complément de 300 € en sa défaveur. Le bailleur lui adresse le décompte par nature de charges, tient les justificatifs à disposition six mois, puis ajuste la provision mensuelle à environ 92 € pour l'année suivante. Sans ce tri, le bailleur aurait soit perdu 300 €, soit sur-facturé 540 € de charges non récupérables, avec un risque de remboursement sur trois ans.
Questions fréquentes
Puis-je refacturer les honoraires du syndic à mon locataire ?
Non, jamais. Les honoraires du syndic ne figurent pas dans la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Une clause du bail qui les mettrait à la charge du locataire serait réputée non écrite, et les sommes indûment perçues restituables sur trois ans.
La TEOM est-elle récupérable sur le locataire en copropriété ?
Oui, intégralement. La taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur l'avis de taxe foncière du bailleur, mais elle est payée via les charges de copropriété quand l'immeuble est collectif. Elle se récupère au prorata de la période d'occupation du locataire, hors frais de gestion.
Comment récupérer la part du salaire du gardien ?
Le décret de 1987 fixe deux taux : 75 % du salaire et des charges sociales si le gardien assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une seule de ces tâches. Un employé d'immeuble non logé est, lui, récupérable à 100 %.
Le locataire peut-il exiger les justificatifs des charges ?
Oui. Depuis la loi ALUR, le bailleur doit tenir les pièces justificatives (décompte du syndic, relevé des dépenses) à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte de régularisation, et les lui transmettre par tout moyen s'il en fait la demande.
