Charges récupérables : liste et régularisation
Les charges récupérables — ou charges locatives — sont les dépenses que le bailleur avance puis se fait rembourser par le locataire. Leur liste est fixée de manière limitative par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Ce guide vous explique ce qui est récupérable (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, TEOM…), la différence entre provisions et forfait, et comment mener la régularisation annuelle.
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Définition : que dit le décret n°87-713 ?
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste limitative des charges récupérables sur le locataire. Le principe est simple : seules les dépenses qui figurent dans cette liste peuvent être réclamées au locataire, car elles correspondent à des services dont il profite (consommations, entretien courant, certaines taxes). Tout ce qui relève de la propriété ou des gros travaux reste à la charge du bailleur.
Cette distinction est essentielle : récupérer une charge non prévue par le décret expose à une contestation du locataire. En cas de doute sur la qualification d'une dépense, reportez-vous au décret ou faites-vous accompagner.
Les principales catégories récupérables
Les grandes familles de charges récupérables. La liste détaillée et les conditions sont fixées par le décret n°87-713.
Eau et énergie
Consommation d'eau et d'énergie des parties communes et des équipements collectifs (éclairage, pompes, etc.).
Chauffage et eau chaude collectifs
Les dépenses de combustible et d'exploitation des installations de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.
Entretien des parties communes
Nettoyage, entretien des espaces verts, des ascenseurs et des équipements communs, ainsi que les menues réparations.
Taxes et redevances
Certaines taxes récupérables, notamment la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
Provisions sur charges ou forfait ?
En location vide, les charges sont le plus souvent appelées sous forme de provisions : des acomptes mensuels estimés à l'avance, qui doivent être régularisés au réel une fois par an. En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges : un montant fixe, non régularisable, qui ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles. Le mécanisme applicable dépend donc du type de bail.
La régularisation annuelle, étape par étape
Avec des provisions, la régularisation consiste à comparer, une fois par an, le total des provisions encaissées au montant réel des charges récupérables. Si le locataire a trop versé, le bailleur lui rembourse le trop-perçu ; s'il n'a pas assez versé, il règle le complément. Le bailleur communique un décompte par nature de charges et tient les justificatifs à disposition. Les délais et modalités sont encadrés par la réglementation en vigueur.
Justificatifs : ce qu'il faut conserver
Pour une régularisation incontestable, conservez et organisez l'ensemble de vos pièces : factures d'eau et d'énergie, contrats d'entretien (ascenseur, espaces verts, ménage), relevés de consommation et appels de fonds de copropriété. Le locataire peut demander à les consulter. Un outil de gestion des charges centralise ces documents et automatise le calcul de la régularisation.
Charges et quittance de loyer
Sur la quittance, le loyer et les charges (provisions ou forfait) apparaissent de façon distincte. Une fois la régularisation effectuée, la part de charges peut être ajustée. Vous pouvez générer automatiquement vos documents avec la quittance de loyer Brik. Pour le vocabulaire (TEOM, provisions, charges déductibles…), consultez le glossaire immobilier. Brik vous aide à gérer et à régulariser vos charges ; il ne délivre pas de conseil juridique personnalisé.
Charges récupérables : les cas litigieux tranchés par les juges
Gardiennage, employé d'immeuble, ascenseur : les quotités exactes
Le décret de 1987 fixe des règles fines : le salaire du gardien est récupérable à 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes ET l'élimination des déchets, à 40 % s'il n'assure qu'une des deux tâches, à 0 % au-delà (couple de gardiens : appréciation globale). L'employé d'immeuble (non logé) est récupérable à 100 % sur ces mêmes tâches. Pour l'ascenseur, l'exploitation et les visites périodiques se récupèrent, mais pas la modernisation ni les grosses réparations — les contrats de maintenance « étendus » doivent être ventilés.
La jurisprudence sanctionne les récupérations globales sans ventilation : à défaut de justificatifs distinguant les postes, c'est l'intégralité de la ligne qui peut être écartée.
Prescription, charge de la preuve et pièges du décompte
L'action en paiement des charges se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989) — dans les deux sens : le bailleur peut réclamer trois ans d'arriérés régularisés, le locataire trois ans de trop-perçus. La charge de la preuve pèse sur le bailleur : décompte par nature, mode de répartition en immeuble collectif, justificatifs consultables six mois. Un décompte global « charges : 1 400 € » ne vaut rien contentieusement.
Depuis la loi ALUR, la régularisation tardive (plus d'un an après l'exercice) ouvre droit à l'étalement sur douze mois pour le locataire. Et au départ de celui-ci, la retenue provisionnelle sur le dépôt de garantie est plafonnée à 20 % dans l'attente de l'arrêté des comptes de copropriété.
Optimiser sans risque : provisions justes et clauses propres
Les provisions doivent être fixées sur la base des résultats antérieurs et du budget prévisionnel — des provisions manifestement excessives s'analysent en complément de loyer déguisé. La bonne pratique : recaler les provisions chaque année après régularisation (dépenses réelles ÷ 12), et documenter le calcul dans le décompte envoyé au locataire.
En meublé et colocation, le forfait évite toute régularisation mais interdit tout rattrapage : calibrez-le sur l'historique et révisez-le aux mêmes conditions que le loyer. Dans tous les cas, conservez appels de fonds du syndic, arrêtés de comptes et avis de TEOM : ce trio couvre l'essentiel des justificatifs demandés.
Charges récupérables : questions fréquentes
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