Mettre en place le prélèvement SEPA des loyers
- Gestion Locative Complète
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L'essentiel
Pour mettre en place le prélèvement SEPA des loyers, le bailleur doit obligatoirement obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS) auprès de sa banque et faire signer un mandat d'autorisation à chaque locataire. Une fois ces prérequis validés, il génère des fichiers de prélèvement au format pain.008 à transmettre à sa banque pour prélever les loyers.
Prélevez les loyers à date fixe avec Brik Pro : ICS, mandat SEPA signé, fichiers pain.008 remis à la banque, calendrier mensuel, rejets et remboursements. Le suivi de paiement fait le reste.
Plutôt que d'attendre le virement de chaque locataire, vous pouvez prélever les loyers directement sur leur compte, à date fixe. Brik Pro génère les fichiers de prélèvement SEPA à remettre à votre banque ; le suivi de paiement rapproche ensuite les encaissements exactement comme pour un virement. Cet article détaille la mise en place, le cadre juridique du mandat, le calendrier d'un mois type et les situations où le prélèvement n'est pas la bonne réponse.
Mis à jour : août 2026
En bref : depuis menu profil → Banques → Prélèvements SEPA, renseignez votre créancier (ICS), faites signer un mandat de prélèvement à chaque locataire, générez les fichiers pain.008 à remettre à votre banque, puis suivez les encaissements. Une fois le loyer crédité, la synchronisation bancaire et le rapprochement automatique prennent le relais.
L'onglet Prélèvements SEPA : configuration de l'ICS, génération du fichier de prélèvement et historique des fichiers générés (Brik Pro).
Prélèvement ou virement : que choisir ?
Les deux modes aboutissent au même résultat dans Brik : un loyer crédité sur votre compte, détecté par la synchronisation bancaire et rapproché de l'échéance du bail. La différence tient à qui déclenche le paiement. Avec le virement, c'est le locataire — il peut oublier, se tromper de montant ou de libellé. Avec le prélèvement, c'est vous — à la date que vous avez fixée, pour le montant exact de l'échéance.
| Critère | Virement (toutes formules) | Prélèvement SEPA (Brik Pro) |
|---|---|---|
| Qui déclenche | Le locataire | Vous, via le fichier remis à la banque |
| Date d'encaissement | Variable selon le locataire | Fixe, identique chaque mois |
| Montant | Saisi par le locataire (erreurs possibles) | Exactement l'échéance du bail |
| Formalités | Aucune (IBAN + référence de paiement) | ICS auprès de votre banque + mandat signé par locataire |
| Rapprochement dans Brik | Automatique (montant, récurrence, référence) | Automatique, encore plus fiable (montant et date constants) |
| Contestation | Un virement émis ne se conteste pas | Le locataire peut demander le remboursement pendant 8 semaines |
| Coût bancaire | Généralement nul pour vous | Selon votre convention de compte (émission et rejets) |
Le prélèvement prend tout son sens à partir de quelques lots, quand la régularité des encaissements et la réduction des relances comptent plus que la souplesse. Pour un ou deux locataires qui paient bien, le virement avec la référence de paiement du contrat suffit largement.
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un ICS (Identifiant Créancier SEPA) : c'est votre identifiant d'émetteur de prélèvements, délivré par la Banque de France via votre banque. Demandez-le à votre conseiller ; il faut compter quelques jours à quelques semaines selon l'établissement. Un ICS par créancier : si vos biens sont détenus par plusieurs SCI, chaque SCI a le sien, et le compte à créditer est celui de la structure concernée.
- Une convention de prélèvement avec votre banque : elle précise les frais, le canal de remise des fichiers (espace professionnel en ligne, le plus souvent) et les délais.
- Un mandat de prélèvement signé par chaque locataire : sans mandat, aucun prélèvement n'est licite. Voir la section dédiée ci-dessous.
- Un compte bancaire synchronisé dans Brik pour le compte à créditer : c'est lui qui permettra au rapprochement automatique de reconnaître les loyers encaissés. Voir Connecter votre banque.
Étape par étape dans Brik
- Cliquez sur votre nom en haut à droite → « Banques », puis ouvrez l'onglet « Prélèvements SEPA ».
- Renseignez votre créancier : la structure émettrice et son ICS. Si vous gérez plusieurs structures, configurez un créancier par structure disposant d'un ICS.
- Pour chaque locataire à prélever, assurez-vous de disposer du mandat signé et de ses coordonnées bancaires (IBAN, BIC). Le mandat porte une référence unique de mandat (RUM) que vous attribuez et que le locataire doit conserver.
- Générez le fichier de prélèvement (pain.008) pour l'échéance à venir. Ce fichier au format ISO 20022 contient, pour chaque locataire, le montant, la date d'exécution demandée, la RUM et la séquence (premier prélèvement ou récurrent).
- Remettez le fichier à votre banque par le canal prévu dans votre convention. La banque exécute les prélèvements à la date demandée.
- Après exécution, suivez les encaissements : les loyers crédités remontent par la synchronisation bancaire et sont rapprochés des échéances dans le suivi de paiement, ce qui déclenche l'envoi des quittances.
💡 Générez le fichier une fois par mois, pour tous les locataires prélevés d'une même structure, plutôt qu'un fichier par locataire. Vous n'aurez qu'une remise à faire à la banque, et un seul contrôle à effectuer.
Le mandat de prélèvement : contenu et valeur juridique
Le prélèvement SEPA est encadré par le règlement européen n° 260/2012. Il repose sur un mandat par lequel le locataire vous autorise à prélever son compte et autorise sa banque à exécuter vos ordres. Le mandat doit comporter :
- la mention « Mandat de prélèvement SEPA » et le type de paiement (récurrent pour un loyer) ;
- votre identité de créancier, votre adresse et votre ICS ;
- la RUM, référence unique qui identifie ce mandat parmi tous les vôtres ;
- le nom, l'adresse, l'IBAN et le BIC du locataire débiteur ;
- la date et la signature du locataire (manuscrite ou électronique).
Conservez le mandat signé pendant toute la durée du bail et au moins 14 mois après le dernier prélèvement : en cas de contestation, votre banque pourra vous le demander. Un mandat non utilisé pendant 36 mois devient caduc et doit être re-signé. Le locataire peut révoquer son mandat à tout moment auprès de vous ou de sa banque ; il reste alors redevable du loyer, mais par virement.
Le bail peut prévoir le prélèvement comme mode de paiement, mais vous ne pouvez pas l'imposer : la loi du 6 juillet 1989 interdit d'exiger un mode de règlement particulier (article 4). En pratique, proposez-le comme un service et laissez le locataire choisir.
Un mois type : le calendrier du prélèvement
Prenons un bail à 850 € de loyer et 70 € de provisions pour charges, payable le 5 du mois, prélevé pour la première fois en septembre.
| Quand | Quoi | Détail |
|---|---|---|
| Avant le 1er | Pré-notification du locataire | L'avis d'échéance envoyé par Brik vaut information préalable : montant 920 €, date du 5. La règle SEPA prévoit 14 jours avant le prélèvement, sauf accord du débiteur sur un délai plus court (à prévoir dans le mandat ou le bail). |
| Le 2 ou le 3 | Génération et remise du fichier | Fichier pain.008 avec la séquence FRST (premier prélèvement de ce mandat) puis RCUR les mois suivants. La banque exige en général la remise au plus tard la veille ouvrée de la date d'exécution (D-1), certaines demandent plus. |
| Le 5 | Exécution | 920 € débités chez le locataire, crédités sur votre compte le même jour ou le lendemain ouvré. |
| Le 5 ou le 6 | Rapprochement dans Brik | La synchronisation bancaire remonte la transaction (moyen de paiement : prélèvement SEPA), le suivi de paiement la rapproche de l'échéance de septembre et la quittance part. |
| Jusqu'au 10 environ | Fenêtre de rejet | Un rejet pour provision insuffisante ou compte clos peut revenir jusqu'à 5 jours ouvrés après l'exécution : le crédit est alors annulé et l'échéance redevient impayée dans Brik. |
Si le loyer est révisé en cours d'année (IRL), le montant du prélèvement suit l'échéance mise à jour dans le bail — le mandat n'a pas à être re-signé, car il autorise le créancier, pas un montant fixe. Seule la pré-notification doit refléter le nouveau montant.
Rejets, contestations et impayés
Le rejet technique
La banque du locataire refuse le prélèvement : provision insuffisante, compte clôturé, mandat révoqué, IBAN erroné. Vous recevez un avis de rejet, généralement facturé par votre banque. Dans Brik, l'échéance reste ou redevient impayée : la relance peut alors partir normalement. Après deux rejets pour provision insuffisante, préférez revenir au virement pour ce locataire plutôt que d'accumuler les frais.
Le remboursement à la demande du locataire
Pour un prélèvement autorisé par mandat, le locataire peut obtenir de sa banque le remboursement sans motif pendant 8 semaines à compter du débit. Pour un prélèvement non autorisé (absence de mandat valide), ce délai est de 13 mois. Le remboursement n'éteint pas la dette de loyer : vous pouvez réclamer le montant par les voies habituelles, mais sans mandat signé conservé, vous serez en difficulté pour prouver l'autorisation. D'où l'importance de l'archivage.
Le locataire qui paie aussi par virement
Il arrive qu'un locataire fraîchement passé au prélèvement continue de virer par habitude. Vous avez alors un trop-perçu : la transaction excédentaire apparaît dans vos transactions à attribuer. Affectez-la à l'échéance suivante ou remboursez-la, et prévenez le locataire pour que la situation ne se reproduise pas.
Bonnes pratiques
- Un compte par structure : les loyers d'une SCI doivent être prélevés au profit du compte de la SCI, jamais de votre compte personnel. C'est une obligation de fait pour la tenue de sa comptabilité. Voir Organiser ses comptes bancaires.
- Numérotez vos RUM de façon lisible (par exemple structure-bien-locataire-année) pour retrouver le mandat en un coup d'œil dans vos fichiers et vos documents.
- Prévenez le premier mois : un locataire qui découvre un débit qu'il n'attendait pas contestera. L'avis d'échéance qui précède le prélèvement lève l'ambiguïté.
- Ne prélevez pas le dépôt de garantie ni les régularisations exceptionnelles sans en informer explicitement le locataire : réservez le prélèvement aux échéances régulières et traitez le reste par virement.
- Gardez le virement comme solution de repli : le RIB du contrat reste affiché sur l'avis d'échéance, ce qui permet au locataire de régulariser un rejet sans attendre le mois suivant.
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Qu'est-ce qu'un ICS et comment l'obtenir ?
L'Identifiant Créancier SEPA vous identifie comme émetteur de prélèvements auprès de toutes les banques de la zone SEPA. Il est attribué par la Banque de France sur demande de votre banque : adressez-vous à votre conseiller avec les justificatifs de votre structure (Kbis ou statuts pour une SCI, pièce d'identité en nom propre). Le délai varie d'une semaine à un mois selon l'établissement.
Le prélèvement SEPA remplace-t-il le suivi de paiement ?
Non, il le complète. Le prélèvement sert à encaisser ; le suivi de paiement rapproche ensuite les sommes créditées avec les échéances des baux, via la synchronisation bancaire. Il n'y a rien à pointer à la main : un prélèvement exécuté apparaît comme n'importe quelle transaction entrante et se rapproche automatiquement.
Puis-je prélever un locataire dont la banque est à l'étranger ?
Oui, à condition que son compte soit domicilié dans la zone SEPA (Union européenne, Royaume-Uni, Suisse, Norvège, Islande, Liechtenstein, Monaco, Saint-Marin, Andorre, Vatican). Le mandat et le fichier sont identiques. Hors zone SEPA, le prélèvement n'est pas possible : restez au virement.
Que se passe-t-il si le locataire change de banque ?
Le mandat est attaché à un compte : un nouvel IBAN impose un nouveau mandat (ou un avenant signé indiquant le nouvel IBAN), avec le même ICS et, selon votre organisation, la même RUM ou une nouvelle. Le premier prélèvement sur le nouveau compte repart en séquence FRST. Le service de mobilité bancaire du locataire peut aussi transférer automatiquement les mandats ; vérifiez alors que votre fichier suivant utilise bien le nouvel IBAN.
Le locataire peut-il s'opposer à un prélèvement ?
Oui. Il peut révoquer le mandat, demander à sa banque de bloquer un créancier, ou obtenir le remboursement d'un prélèvement autorisé dans les 8 semaines. Aucune de ces actions ne l'exonère du loyer : la dette subsiste et se règle par virement. Un remboursement obtenu sans motif légitime alors que le loyer est dû peut être qualifié d'impayé et donner lieu aux relances habituelles.
Combien coûte le prélèvement ?
Cela dépend de votre convention de compte : la plupart des banques facturent l'ouverture du contrat de prélèvement, chaque remise ou chaque opération, et surtout les rejets. Demandez la grille à votre conseiller et comparez au coût de vos relances actuelles. Pour quelques lots, le virement avec référence de paiement reste souvent la solution la plus économique.
Dois-je envoyer un avis d'échéance si je prélève ?
Ce n'est pas une obligation légale pour le bailleur, mais c'est vivement recommandé : l'avis d'échéance envoyé par Brik tient lieu de pré-notification SEPA (montant et date du prochain débit) et évite les contestations. La quittance, elle, reste due dès que le locataire la demande, et Brik l'envoie automatiquement une fois l'encaissement rapproché.
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