Comprendre le rapprochement automatique des loyers
- Gestion Locative Complète
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L'essentiel
Le rapprochement automatique des loyers consiste à associer un virement bancaire reçu à l'échéance de bail correspondante grâce à une connexion bancaire. Il s'appuie sur trois critères : le montant charges comprises, la récurrence mensuelle et le libellé. Une fois le virement validé, le suivi passe au vert, la quittance devient disponible et la recette est enregistrée. Une attribution manuelle initiale permet de mémoriser les libellés inconnus.
Comment Brik reconnaît un virement de loyer et le rapproche tout seul de la bonne échéance de bail : les critères, la validation, et ce qu'il faut faire quand ça ne matche pas.
Le rapprochement bancaire automatique associe chaque virement d'encaissement reçu sur votre compte à l'échéance de loyer correspondante en s'appuyant sur trois critères : le montant, la récurrence et le libellé de la transaction. Dès que la synchronisation bancaire est active, l'outil identifie l'échéance inscrite au bail, valide l'encaissement dans le suivi de paiement et rend la quittance de loyer immédiatement disponible.
Inclus à partir de la formule Complète chez Brik, ce mécanisme suggère l'affectation du virement et mémorise les libellés récurrents pour automatiser le suivi des mois suivants. En cas d'écart de montant ou d'intitulé inédit, une unique attribution manuelle permet d'entraîner l'outil pour la reconnaissance des règlements ultérieurs.
Les virements de loyer reconnus sont rattachés au bail et disparaissent du bandeau des transactions à attribuer.
Pas à pas
- Connectez votre banque : sans connexion, aucun rapprochement automatique n'est possible.
- Vérifiez que le suivi de paiement est activé sur le bail concerné.
- Communiquez à votre locataire le bon RIB et une référence de paiement stable (son nom et le logement).
- À réception d'un virement, ouvrez Pré-comptabilité → votre structure → Transactions : la ligne arrive avec une suggestion si elle a été reconnue.
- Contrôlez le libellé avant de valider, c'est ce qui distingue deux loyers de même montant.
- Validez : le suivi de paiement passe au vert, la quittance devient générable, le montant entre dans vos recettes.
- Si rien n'est proposé, attribuez la ligne une fois à la main : le libellé est mémorisé pour les mois suivants.
Ce que « rapprocher » veut dire
Rapprocher, c'est associer deux choses qui vont ensemble : d'un côté une échéance attendue (le loyer que tel bail doit produire ce mois-ci), de l'autre un mouvement bancaire réel (un virement reçu). La connexion bancaire, en lecture seule, fait remonter les virements ; le rapprochement les relie aux bons baux. Sans connexion, pas de rapprochement automatique : c'est le préalable, décrit dans Comment connecter votre banque.
Les trois critères de reconnaissance
Pour rapprocher un virement d'une échéance, Brik s'appuie sur :
- Le montant : il correspond au loyer (charges comprises) attendu par le bail.
- La récurrence : le virement revient chaque mois, à une date régulière.
- Le libellé : le nom du locataire, d'un garant, ou une référence de paiement déjà rencontrée.
Quand ces signaux concordent avec une bonne confiance, le virement arrive avec une suggestion d'attribution déjà remplie : le bon locataire, la bonne période.
Validation et apprentissage
Vous gardez la main : vous validez la suggestion quand elle est juste, vous la corrigez sinon. Chaque correction est mémorisée - le libellé est rattaché au bail, et les échéances suivantes sont reconnues toutes seules. Ce mécanisme d'apprentissage, commun à toutes les transactions, est détaillé dans Mapper une transaction automatiquement. Le geste d'attribution d'un loyer, lui, est décrit pas à pas dans Comment assigner un loyer à un locataire.
Ce que le rapprochement déclenche
Rapprocher un loyer n'est pas qu'une écriture : c'est ce qui met à jour tout le reste.
- Le suivi de paiement du bail passe au vert pour le mois, et aucune relance ne part ; voir Comment fonctionne le suivi de paiement.
- La quittance peut être générée, puisque le paiement est constaté.
- Le loyer entre dans vos recettes et dans le bilan du bien.
Un exemple concret
Le bail de la SCI Beauregard prévoit un loyer de 720 € payé chaque début de mois. Le 3 mars, un virement « M. et Mme Léonard, loyer mars, 720 € » remonte du compte de la SCI. Montant identique, récurrence mensuelle, libellé déjà connu : Brik propose « Loyer · Léonard · mars 2026 ». Vous validez ; le suivi de mars passe au vert et la quittance est prête. Le locataire d'à côté paie lui aussi 720 € : c'est le libellé (le nom) qui évite la confusion, d'où l'intérêt de vérifier d'un coup d'œil avant de valider.
Quand un loyer n'est pas rapproché automatiquement
Plusieurs raisons, toutes rattrapables :
- Le montant reçu diffère de l'attendu (paiement partiel, loyer révisé, deux mois en un virement) : il faut lever l'ambiguïté à la main, éventuellement en répartissant le virement.
- Le libellé est inhabituel (premier loyer, virement d'un tiers) : attribuez-le une fois, il sera mémorisé.
- Le loyer est arrivé sur un compte non connecté : connectez ce compte pour que le virement remonte.
- Le suivi de paiement du bail n'est pas activé.
La marche à suivre détaillée est dans Mon paiement de loyer ne s'associe pas automatiquement.
Rapprochement, RIB et référence de paiement
Vous fiabilisez le rapprochement en amont : communiquez à vos locataires le bon RIB et une référence de paiement stable (leur nom et le logement), et privilégiez un compte dédié à l'activité locative. Voir Comment ajouter un compte bancaire (RIB).
Les situations qui trompent le rapprochement
Le rapprochement est fiable quand le locataire vire, chaque mois, le montant exact de l'échéance avec la même référence. Dès que l'un de ces trois éléments change, la transaction reste à attribuer. Le tableau ci-dessous couvre les cas rencontrés le plus souvent.
| Ce que vous voyez | Cause probable | Le bon geste |
|---|---|---|
| Virement du bon montant, libellé au nom d'une autre personne | Un parent, un garant ou un conjoint paie pour le locataire | Attribuez au bail et à la période ; Brik mémorise ce libellé pour les mois suivants |
| Montant arrondi (800 € pour une échéance de 812,50 €) | Le locataire n'a pas mis à jour son virement permanent, souvent après une révision IRL | Attribuez comme paiement partiel ; le reste dû apparaît dans le suivi, relancez pour le complément |
| Un virement égal à deux ou trois échéances | Rattrapage de retard ou paiement d'avance | Répartissez la transaction entre les périodes concernées : une quittance par mois |
| Deux virements distincts qui, additionnés, font le loyer | Colocataires payant chacun leur part, ou aide au logement versée directement | Attribuez chaque virement à la même échéance comme paiement partiel ; l'échéance passe en payée quand le total est atteint |
| Deux locataires, même montant, même jour | Deux studios identiques dans le même immeuble | La référence de paiement du contrat lève l'ambiguïté ; sans elle, vérifiez le nom dans le libellé avant de valider |
| Premier mois après une révision de loyer | L'échéance a changé, le virement pas encore | Paiement partiel + relance pour la différence ; le mois suivant, le nouveau montant sera reconnu |
| Aucune transaction alors que le locataire dit avoir payé | Espèces ou chèque non encore déposé, virement vers un ancien RIB, synchronisation en retard | Relancez « Tout resynchroniser » ; un paiement n'existe pour Brik qu'une fois crédité sur un compte connecté |
| Loyer reçu sur un compte attribué à une autre structure | RIB du contrat ou attribution du compte incorrects | Corrigez le RIB du contrat et l'attribution du compte, voir Attribuer un compte bancaire à une structure |
Le cas de l'aide au logement versée directement au bailleur
Quand le locataire a demandé le versement de son APL en tiers payant, la CAF vous vire chaque mois sa part et le locataire vous vire le reste. Prenons un loyer charges comprises de 720 € : la CAF verse 230 € vers le 5 avec un libellé « CAF … AL », le locataire vire 490 € le 3. Aucun des deux virements ne correspond seul à l'échéance : attribuez le premier au bail comme paiement partiel, puis le second à la même échéance. Dès que 720 € sont atteints, l'échéance passe en payée et la quittance est émise pour le montant total. Le mois suivant, les deux libellés étant mémorisés, la reconnaissance devient automatique. Si la CAF suspend ou révise l'aide, seul le montant change : le suivi de paiement affichera le reste dû et vous saurez immédiatement qui relancer.
Améliorer durablement le taux de reconnaissance
- Donnez la référence de paiement du contrat au locataire à la signature et rappelez-la sur l'avis d'échéance : c'est le critère le plus discriminant, surtout avec plusieurs baux au même montant.
- Partagez l'IBAN du contrat depuis bien → Paiements → « Partager l'IBAN avec mon locataire » : le locataire vire au bon compte dès le premier mois.
- Un compte dédié au locatif, attribué à la bonne structure : moins de mouvements parasites, moins de faux candidats au rapprochement.
- Un virement permanent au montant exact, mis à jour à chaque révision : envoyez le nouveau montant au locataire avant l'échéance concernée, pas après.
- Un virement par bail : si un même locataire loue un appartement et un parking, deux virements distincts valent mieux qu'un virement global à répartir chaque mois.
- Validez vite les cas ambigus : chaque attribution manuelle enrichit ce que Brik reconnaît le mois suivant.
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Découvrir Outil Brik →Questions fréquentes
Le rapprochement fonctionne-t-il dès le premier mois d'un bail ?
Pas toujours : au premier virement, Brik n'a pas encore vu le libellé du locataire. Vous l'attribuez une fois ; ensuite le libellé est mémorisé et les mois suivants sont reconnus.
Brik peut-il rapprocher un loyer sans connexion bancaire ?
Non. Le rapprochement automatique repose sur les virements réels remontés par la connexion. Sans connexion (ou sans import de relevé), il n'y a pas de mouvement à rapprocher.
Deux locataires paient le même montant : risque-t-il de se tromper ?
C'est le cas où la validation compte : vérifiez le libellé avant de valider. Une fois chaque libellé rattaché au bon bail, la confusion ne se reproduit plus.
Un virement qui couvre le loyer ET les charges est-il bien rapproché ?
Oui, s'il correspond au montant total attendu par le bail (loyer + provisions). Si vous voulez distinguer les deux natures en comptabilité, vous pouvez répartir le virement en deux parts.
Le rapprochement est-il la même chose que le suivi de paiement ?
Ils sont liés mais distincts : le rapprochement reconnaît le virement ; le suivi de paiement est le tableau de bord qui en découle (loyers reçus, en retard, relances).
Puis-je désactiver le rapprochement pour un bail ?
Vous pouvez désactiver le suivi de paiement d'un bail (par exemple pour un loyer réglé autrement) ; les virements de ce bail ne seront alors plus rapprochés automatiquement.
Le rapprochement fonctionne-t-il avec un prélèvement SEPA ?
Oui, et même mieux qu'avec un virement : le montant et la date sont fixés par vous, et le libellé porte la référence du mandat. Le prélèvement exécuté remonte comme une transaction entrante et se rapproche de l'échéance sans intervention. Le prélèvement SEPA est une fonctionnalité Brik Pro ; voir Mettre en place le prélèvement SEPA des loyers.
Que devient un loyer déjà rapproché si je modifie le bail après coup ?
Les paiements déjà rapprochés restent attachés à leurs échéances. Si vous corrigez le montant du loyer rétroactivement, les échéances passées peuvent afficher un reste dû ou un trop-perçu : régularisez-les depuis le suivi de paiement plutôt que de toucher aux transactions. Pour une révision qui s'applique à partir d'une date, modifiez le bail à cette date : les échéances antérieures ne bougent pas.
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