Comment saisir une dépense et joindre un justificatif ?

Enregistrez chaque dépense au bon niveau (société, immeuble, bien, bail), distinguez récupérable et déductible, et conservez des justificatifs solides en cas de contrôle fiscal.

Chaque euro dépensé sur un bien locatif a vocation à être enregistré : pour connaître votre rentabilité réelle, pour refacturer au locataire ce qui lui revient, et pour déduire ce qui est déductible au moment de la déclaration. Cet article détaille la saisie d'une dépense dans la pré-comptabilité Brik, champ par champ, et la gestion des justificatifs.

Mis à jour : août 2026

Où saisir une dépense dans Brik

Toute la pré-comptabilité est organisée par structure : vous en nom propre, chacune de vos SCI, chacune de vos sociétés. Une dépense appartient toujours à une seule structure, celle qui l'a payée.

1. Cliquez sur « Pré-comptabilité » dans le menu du haut. La liste de vos structures s'affiche, chacune avec son compteur « N transactions à attribuer ».
2. Cliquez sur « Voir les détails » de la structure concernée.
3. Dans la barre latérale, ouvrez l'onglet « Dépenses ».
4. Cliquez sur « + Ajouter une dépense » et remplissez le formulaire décrit ci-dessous.
5. Validez. La dépense rejoint la liste, avec son statut Payé ou À payer.

En haut de l'onglet, trois indicateurs se recalculent en permanence : Total dépensé (TTC), Récupérable (la part que vous pourrez demander à vos locataires) et Nombre de charges. Ce sont les trois chiffres à regarder avant une régularisation annuelle.

Le formulaire champ par champ

La date

C'est le champ le plus souvent mal renseigné, parce qu'une facture porte en réalité deux dates : celle de son émission et celle de son règlement. La règle dépend du régime de votre structure.

• Revenus fonciers au réel (location nue, en nom propre ou en SCI à l'IR) : la fiscalité applique une logique de caisse. Une charge est déductible l'année où elle est effectivement payée. Une facture de décembre 2026 réglée en janvier 2027 se déduit en 2027. Saisissez donc la date de paiement.
• SCI à l'impôt sur les sociétés, ou location meublée au réel : la logique est celle de l'engagement. La charge se rattache à l'exercice au cours duquel elle est née, donc à la date de la facture.

Si vous hésitez, retenez que la date saisie détermine l'exercice dans lequel la dépense apparaîtra dans votre export. Une erreur de date en fin d'année décale une charge d'un exercice entier.

Le type de dépense

Le type sert à regrouper vos dépenses par nature dans l'analyse financière et dans l'export. Les catégories courantes chez un bailleur : charges de copropriété, taxe foncière, assurance propriétaire non occupant, travaux d'entretien et réparations, contrat d'entretien, honoraires de gestion, frais bancaires, honoraires comptables, électricité des parties communes, eau, intérêts d'emprunt. Prenez l'habitude d'utiliser toujours le même type pour une même nature de dépense : c'est ce qui rend les comparaisons d'une année sur l'autre lisibles.

Le montant TTC

Brik enregistre le montant réellement décaissé, donc le TTC. C'est le bon réflexe pour l'immense majorité des bailleurs : la location nue de logements et la location meublée non professionnelle sont, en principe, exonérées de TVA, et la TVA que vous payez à vos fournisseurs n'est pas récupérable. Elle fait donc partie de la charge.

Le cas particulier concerne les locaux professionnels ou commerciaux pour lesquels vous auriez opté pour l'assujettissement à la TVA. Dans cette situation, la ventilation entre HT et TVA déductible se traite dans le menu « Comptabilité » (comptabilité légale, déployée progressivement et selon la formule), pas dans la saisie simple d'une dépense.

Le niveau et la cible

C'est le champ structurant. Il détermine à quel objet la dépense se rattache : la société elle-même, un immeuble, un bien précis, ou la ligne de charges récupérables d'un bail. La section suivante lui est entièrement consacrée.

La case « récupérable »

Cochée, elle indique que tout ou partie de la dépense est refacturable au locataire. La somme des dépenses cochées alimente l'indicateur Récupérable et la base de votre régularisation annuelle de charges. Ne la cochez que si la dépense figure bien dans la liste limitative des charges récupérables (voir plus bas).

Le justificatif

La pièce jointe (facture, avis d'imposition, appel de fonds, devis acquitté, ticket). Une dépense enregistrée sans pièce n'est pas bloquée, mais elle remonte automatiquement dans vos tâches à traiter.

Le statut de paiement

Une dépense est Payé ou À payer. Le statut « À payer » est utile pour enregistrer une facture reçue mais non encore réglée, et pour anticiper une sortie de trésorerie : elle apparaît dans vos engagements sans fausser votre solde bancaire.

Choisir le bon niveau de rattachement

Rattacher une dépense au bon niveau, c'est décider à l'avance ce que vous pourrez en faire : la refacturer, la répartir, l'imputer à un bien pour mesurer sa rentabilité, ou la laisser au niveau de la structure.

💡 Quand une même facture couvre plusieurs niveaux, ne la découpez pas en plusieurs saisies approximatives. Enregistrez-la au niveau le plus large qui reste exact (l'immeuble, le plus souvent) et laissez la répartition se faire à l'analyse. À l'inverse, si le paiement bancaire correspond à plusieurs dépenses distinctes, répartissez la transaction entre plusieurs parts.

Récupérable, non récupérable, déductible : trois notions différentes

Ces trois mots sont utilisés indifféremment dans beaucoup de conversations entre bailleurs, alors qu'ils répondent à trois questions distinctes. Les confondre est la première cause d'erreur dans une régularisation de charges et dans une déclaration de revenus fonciers.

Trois conséquences pratiques méritent d'être retenues.

• Une charge peut être à la fois récupérable et déductible. Vous payez l'entretien de la chaudière : la dépense est déductible de vos revenus fonciers, et vous la récupérez auprès du locataire. Mais la somme récupérée est elle-même une recette imposable. Le résultat est donc, dans la plupart des cas, neutre fiscalement.
• Une charge peut être non récupérable et parfaitement déductible. C'est le cas de la taxe foncière hors TEOM, ou de l'assurance propriétaire non occupant : le locataire ne la supporte pas, mais elle réduit votre revenu imposable.
• Une charge peut être récupérable et non déductible. Situation typique du régime micro-foncier : en dessous de 15 000 € de revenus bruts fonciers annuels, l'abattement forfaitaire de 30 % remplace toute déduction de charges réelles. Vous continuez à récupérer vos charges auprès du locataire, mais vous ne déduisez plus rien de précis. C'est aussi ce qui rend l'arbitrage entre micro-foncier et régime réel (déclaration 2044) chiffrable : il suffit de comparer 30 % de vos loyers bruts au total réel de vos charges déductibles, que l'onglet Dépenses vous donne directement.

Un dernier point souvent négligé : les provisions pour charges de copropriété que vous versez au syndic sont déductibles en totalité l'année de leur paiement, puis vous réintégrez l'année suivante, dans votre déclaration, la fraction correspondant aux charges récupérables et aux dépenses non déductibles, telle qu'elle ressort de l'arrêté des comptes du syndic. Conserver le décompte annuel du syndic est donc indispensable.

Les justificatifs et leur valeur en cas de contrôle

Le justificatif n'est pas une formalité de rangement : c'est ce qui rend une charge opposable, à votre locataire comme à l'administration.

Ce qu'un bon justificatif contient

• L'identité complète du fournisseur (raison sociale, adresse, numéro SIRET) et la vôtre, ou celle de la société.
• La date d'émission et, idéalement, la date ou le mode de règlement.
• Le détail des prestations ou des fournitures, et non une simple mention « travaux ».
• Les montants hors taxes, la TVA et le montant TTC.
• L'adresse du bien concerné. C'est le point le plus souvent manquant, et le plus utile : il rattache la dépense à l'immeuble et évite toute contestation.

Combien de temps les conserver

Le droit de reprise de l'administration fiscale s'exerce, en matière d'impôt sur le revenu, jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle de l'imposition. Une charge déduite au titre de 2026 peut donc être vérifiée jusqu'au 31 décembre 2029. En pratique, en vigueur en 2026, les obligations de conservation des pièces justificatives vont au-delà : six ans au titre du livre des procédures fiscales, dix ans pour les documents comptables d'une société commerciale. Les factures de travaux, elles, méritent d'être gardées pendant toute la durée de détention du bien et plusieurs années après sa vente : elles servent à majorer le prix d'acquisition dans le calcul de la plus-value immobilière.

Les traiter en une seule fois dans Brik

Ouvrez l'onglet « Tâches » de la structure. La ligne « Justificatifs manquants — Dépenses » regroupe toutes les dépenses sans pièce : le bouton « Ajouter les justificatifs » vous les fait défiler une à une. Si une pièce est définitivement introuvable, marquez la dépense « Justif. perdu » : la ligne sort de vos tâches sans disparaître de votre comptabilité, et vous gardez la trace explicite du manque. Avant de renoncer, pensez au duplicata : la plupart des fournisseurs et des syndics rééditent une facture sur simple demande, et un avis d'imposition se retrouve dans votre espace sur impots.gouv.fr. Le relevé bancaire seul prouve un décaissement, pas la nature de la dépense : il ne remplace pas une facture. La routine est plus simple si vous la traitez chaque mois : voir clôturer son mois avec l'onglet Tâches.

Le cas des travaux : entretien, amélioration, construction

Aucune catégorie de dépense n'est aussi mal classée que les travaux, et l'enjeu est important : la même facture peut être intégralement déductible, ou pas déductible du tout.

Entretien et réparation

Ce sont les travaux qui maintiennent l'immeuble en état ou remettent en état sans modifier sa consistance : remise en peinture, remplacement d'une chaudière à l'identique, réfection d'une toiture, changement d'une canalisation vétuste. Ils sont déductibles des revenus fonciers l'année de leur paiement. Dans Brik, saisissez-les au niveau du bien ou de l'immeuble, sans cocher récupérable (les grosses réparations restent à la charge du bailleur).

Amélioration

Ce sont les travaux qui apportent un élément de confort nouveau ou adaptent le logement aux conditions modernes de vie sans toucher au gros œuvre : installation d'une salle de bains, isolation thermique, pose d'un ascenseur, remplacement d'un chauffage individuel par un système plus performant. Pour un logement loué nu, ils sont déductibles. Attention : pour les locaux commerciaux ou professionnels, les dépenses d'amélioration ne sont, en principe, pas déductibles, sauf exceptions prévues par les textes.

Construction, reconstruction, agrandissement

Ce sont les travaux qui créent de la surface ou modifient le gros œuvre : surélévation, extension, transformation d'un garage en pièce habitable, démolition-reconstruction d'un plancher porteur. Ils ne sont pas déductibles des revenus fonciers. Ce n'est pas pour autant de l'argent perdu : ils majorent le prix d'acquisition retenu pour le calcul de la plus-value en cas de revente, et en location meublée au réel ou en SCI à l'impôt sur les sociétés, ils s'inscrivent à l'actif et s'amortissent sur plusieurs années (voir gérer les immobilisations et les amortissements).

Un exemple chiffré sur une année

Prenons la SCI Les Tilleuls, à l'impôt sur le revenu, propriétaire d'un immeuble de quatre appartements loués nus. Voici ses dépenses de l'année 2026, telles qu'elles apparaissent dans l'onglet Dépenses.

• Appels de fonds du syndic : 1 250 € par trimestre, soit 5 000 €, dont 2 900 € de charges récupérables d'après l'arrêté des comptes.
• Taxe foncière : 2 480 €, dont 310 € de TEOM.
• Assurance propriétaire non occupant : 214 €.
• Remplacement de la chaudière du T2 du deuxième étage : 3 900 €.
• Contrat annuel d'entretien des chaudières individuelles : 480 €.

Les indicateurs affichés en haut de l'onglet sont alors : Total dépensé (TTC) 12 074 €, Récupérable 3 690 € (2 900 + 310 + 480), Nombre de charges : 8 lignes en comptant les quatre appels de fonds séparément.

Côté locataires, la SCI a encaissé 60 € de provisions par mois et par lot, soit 4 × 60 × 12 = 2 880 €. La régularisation annuelle fait donc apparaître un complément de 3 690 − 2 880 = 810 € à répartir entre les quatre baux selon les tantièmes, et suggère de relever les provisions de l'année suivante d'environ 17 € par mois et par lot.

Côté fiscal, les 12 074 € sont déductibles au titre de 2026 (le remplacement de la chaudière est une réparation, pas une construction), et les 3 690 € récupérés auprès des locataires constituent une recette imposable. En 2027, la SCI réintégrera dans sa déclaration 2044 la fraction non déductible des provisions de copropriété, telle que le syndic la lui aura communiquée.

Dépense saisie et transaction bancaire : ne pas compter deux fois

Si votre banque est synchronisée, le paiement de la dépense apparaîtra aussi dans l'onglet « Transactions », avec sa description, son montant, sa date et sa banque. Ne créez pas une seconde dépense à partir de cette ligne : attribuez la transaction à la dépense existante. Les filtres État, Date, Justificatif et Montant permettent de retrouver rapidement la ligne correspondante.

Dans l'autre sens, vous pouvez partir de la transaction et créer la dépense depuis celle-ci : c'est même la méthode la plus rapide, parce que la date et le montant sont déjà renseignés. Il ne vous reste que le type, le niveau, la case récupérable et le justificatif à compléter.

Les erreurs les plus fréquentes

• Cocher « récupérable » pour la taxe foncière entière. Seule la part de taxe d'enlèvement des ordures ménagères l'est. Saisissez deux lignes, ou renseignez la part récupérable.
• Rattacher une dépense d'immeuble à un seul bien. Le rendement de ce bien est alors artificiellement dégradé, et les trois autres flattés.
• Saisir le montant hors taxes. Sauf option TVA, c'est le TTC que vous décaissez et que vous déduisez.
• Enregistrer un remboursement d'assurance comme une dépense négative. C'est une recette, à traiter dans l'onglet Recettes.
• Saisir l'échéance complète d'un prêt en dépense. Seuls les intérêts et l'assurance emprunteur sont des charges ; le remboursement du capital est un remboursement de dette.
• Reporter les justificatifs à la clôture annuelle. Retrouver une facture de mars au mois de décembre coûte bien plus cher en temps que de la déposer le jour même.

Questions fréquentes

Puis-je saisir une dépense payée depuis mon compte personnel alors que le bien appartient à ma SCI ?

Oui, et c'est même une situation courante. Enregistrez la dépense dans la structure propriétaire, car c'est elle qui supporte la charge. Le fait que l'argent soit sorti de votre poche se traduit par un apport en compte courant d'associé, que la SCI vous remboursera plus tard : suivez-le dans l'onglet Recettes. Évitez toutefois d'en faire une habitude, car cela complique le suivi bancaire.

Que faire si je ne retrouve pas la facture d'une dépense de l'année dernière ?

Demandez d'abord un duplicata au fournisseur ou au syndic, qui le délivre presque toujours. Si la pièce est réellement introuvable, marquez la dépense « Justif. perdu » dans Brik afin d'en garder la trace explicite. Sachez qu'en cas de contrôle, une charge sans justificatif peut être remise en cause : un relevé bancaire prouve le décaissement, pas la nature ni l'affectation de la dépense.

Mon locataire conteste une charge que je lui refacture. Sur quoi puis-je m'appuyer ?

Sur la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui énumère les charges récupérables, et sur les pièces justificatives correspondantes. Le locataire est en droit de consulter les justificatifs pendant six mois à compter de l'envoi du décompte annuel. Le décompte par nature de charges, adossé aux dépenses saisies dans Brik, constitue votre base de discussion.

Une dépense au statut « À payer » est-elle déjà déductible ?

Cela dépend de votre régime. En revenus fonciers, une charge n'est déductible que l'année de son paiement effectif : une facture enregistrée mais non réglée ne se déduit pas encore. En SCI à l'impôt sur les sociétés ou en meublé au réel, la charge est rattachée à l'exercice au cours duquel elle est née, donc elle compte même si elle n'est pas encore payée.

Comment traiter une facture de travaux qui mélange réparation et agrandissement ?

Demandez à l'entreprise une facture détaillée ventilant les postes, ou à défaut un devis détaillé rattaché à la facture. Vous pourrez alors saisir deux dépenses distinctes : la partie réparation, déductible, et la partie agrandissement, non déductible mais utile pour le calcul de la plus-value. Une facture globale non ventilée expose au risque d'un refus de déduction sur la totalité.

Les honoraires de mon comptable et l'abonnement à un logiciel sont-ils déductibles ?

Oui, ce sont des frais de gestion, déductibles au régime réel. Saisissez-les au niveau société, puisqu'ils ne concernent aucun bien en particulier. Ils ne sont en revanche jamais récupérables auprès du locataire.

Puis-je modifier ou supprimer une dépense déjà enregistrée ?

Oui. Ouvrez la ligne dans l'onglet Dépenses et corrigez les champs concernés. Si la dépense était déjà rapprochée d'une transaction bancaire, vérifiez que le lien reste cohérent après votre modification. La marche à suivre détaillée figure dans corriger une erreur de pré-comptabilité.

Combien de temps dois-je conserver mes justificatifs de dépenses ?

Au minimum trois ans après l'année d'imposition concernée, durée du droit de reprise de l'administration en matière d'impôt sur le revenu. En vigueur en 2026, les obligations de conservation vont souvent au-delà : six ans au titre du livre des procédures fiscales, dix ans pour les documents comptables d'une société. Gardez les factures de travaux jusqu'à plusieurs années après la revente du bien.

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