Régularisation des charges
Opération annuelle consistant à comparer les provisions pour charges versées par le locataire aux charges réelles. Le bailleur réclame le complément si les provisions étaient insuffisantes, ou rembourse le trop-perçu, en justifiant les dépenses.
Brik automatise les quittances et les avis, et vous assiste pour l'encaissement (rapprochement automatique des loyers par la référence du bail), la révision des loyers, les charges et la pré-comptabilité.
Pourquoi une régularisation annuelle est obligatoire
Quand le bail prévoit des provisions sur charges (le régime normal de la location vide), l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle : on compare ce que le locataire a versé en provisions avec les charges récupérables réellement dépensées, justificatifs à l'appui. Sans cette comparaison, les provisions n'ont aucune base légale durable.
La régularisation joue dans les deux sens : complément dû par le locataire si les provisions étaient insuffisantes, remboursement par le bailleur en cas de trop-perçu. Un bailleur qui « oublie » de régulariser pendant des années s'expose à devoir restituer des provisions non justifiées, la prescription étant de trois ans.
La procédure pas à pas
1) Rassemblez les dépenses récupérables de l'exercice : relevé de charges du syndic (colonne « récupérable »), factures d'entretien, TEOM sur l'avis de taxe foncière. 2) Calculez la part du locataire : totalité pour une maison individuelle, tantièmes ou clé de répartition en immeuble collectif, prorata temporis si le locataire est entré ou sorti en cours d'année. 3) Comparez aux provisions encaissées sur la même période.
4) Transmettez au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et le mode de répartition. 5) Encaissez le complément ou remboursez le trop-perçu, et 6) ajustez si besoin le montant des provisions mensuelles pour l'année suivante afin de coller aux dépenses constatées. Conservez les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois.
Exemple chiffré complet
Appartement en copropriété loué toute l'année, provisions de 110 €/mois soit 1 320 €. Relevé du syndic : 1 480 € de charges récupérables (eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien). TEOM : 190 €. Total récupérable : 1 670 €. Régularisation : 1 670 − 1 320 = 350 € dus par le locataire. Dans la foulée, les provisions passent à 140 €/mois (1 670 ÷ 12, arrondi) pour éviter le même écart l'an prochain.
Si le locataire était parti le 30 juin, on retiendrait 50 % des charges annuelles de l'immeuble (sauf relevés intermédiaires) et la TEOM au prorata de six mois. C'est ce type de calcul, fastidieux à la main, que Brik calcule pour vous, quand vous lancez la régularisation, à partir des charges récupérables saisies et des provisions réellement encaissées.
Régularisation tardive : les règles à connaître
La régularisation reste possible dans la limite de trois ans (prescription de l'article 7-1 de la loi de 1989). Mais depuis la loi ALUR, si le bailleur régularise plus d'un an après l'exercice concerné, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois — et la jurisprudence sanctionne les demandes non justifiées par un décompte détaillé.
Au départ du locataire, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes de copropriété, à charge de régulariser dans le mois qui suit son approbation.