Archivage des factures de loyer électroniques : durée, format, preuve

1. Combien de temps : trois durées à connaître

L'article L. 102 B du livre des procédures fiscales impose de conserver « pendant un délai de six ans » les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, « à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ». Une facture de loyer émise en septembre 2027 se garde donc au moins jusqu'en septembre 2033 ; une facture de travaux reçue de l'artisan, de même. Le même délai vaut pour les pièces justifiant une déduction de TVA, ce qui intéresse directement le bailleur qui a opté.

Les sociétés commerciales y ajoutent l'article L. 123-22 du code de commerce : « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ». Une SCI n'est pas commerçante, mais rien n'interdit d'aligner sa pratique sur dix ans, d'autant que ses associés peuvent avoir à justifier des comptes longtemps après. Enfin, pour la relation avec le locataire d'un logement, la prescription de trois ans de l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 fixe le temps pendant lequel une facture, une quittance ou un relevé de compte peut encore servir à réclamer ou à contester une somme.

2. Sous quelle forme : le fichier d'origine, pas son impression

L'article L. 102 B précise que les documents « établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme » pendant le délai de six ans. L'article 289, VI du CGI ajoute que les factures électroniques « tiennent lieu de factures d'origine ». Avec la réforme, l'original d'une facture de loyer est donc le fichier structuré, en syntaxe UBL ou CII, ou au format mixte associant un XML et un PDF lisible (arrêté du 27 juillet 2026), tel qu'il a été émis ou reçu par la plateforme agréée. L'imprimer, ou ne garder que la partie PDF d'un format mixte, revient à conserver une copie, non l'original.

Pour les factures antérieures reçues sur papier, le même article autorise la conservation « sur support informatique ou sur support papier », les modalités de numérisation étant « fixées par arrêté du ministre chargé du budget ». Un bailleur peut donc numériser ses anciennes factures d'artisans et de syndic, à condition de respecter ces modalités.

L'archivage n'est pas le rôle de la plateforme agréée : ses obligations portent sur l'émission, la transmission, la réception et la transmission des données à l'administration. Si elle propose un service de conservation, lisez-en la durée, le format restitué et les conditions d'export : le décret n° 2026-677 organise le changement de plateforme et le maintien des services de l'ancienne pendant un an, mais la facture doit rester accessible au bailleur bien au-delà.

3. Authenticité, intégrité, lisibilité : la piste d'audit

« L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation » (article 289, V du CGI). L'article 289, VII énumère les moyens d'y parvenir : des « contrôles documentés et permanents » qui établissent « une piste d'audit fiable » entre la facture et l'opération ; une signature électronique qualifiée ; un message structuré selon une norme convenue entre les parties ; un cachet électronique qualifié. Pour un bailleur, la piste d'audit est la plus naturelle : elle relie chaque facture de loyer au bail, à l'échéancier, à l'indexation appliquée et à l'encaissement correspondant, et elle doit être documentée. L'article L. 102 B, I bis du LPF demande de conserver « les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles » et « la documentation décrivant leurs modalités de réalisation » pendant six ans.

Le passage par une plateforme agréée apporte une partie de ces garanties (transmission structurée, données remontées à l'administration, statuts du cycle de vie), mais ne dispense pas le bailleur de tenir sa propre documentation : d'où vient la facture, comment elle a été calculée, comment elle a été payée.

4. Quoi archiver, concrètement

• Les factures de loyer émises, dans leur format d'origine, avec leur numéro continu et leur date, et les avoirs qui les corrigent.
• Les factures reçues des fournisseurs (travaux, syndic, assurance, honoraires), sous leur forme électronique.
• Les statuts du cycle de vie : dépôt, mise à disposition, refus motivé, litige, encaissement. Le guide de démarrage de la DGFiP recommande de conserver les éléments qui justifient le traitement d'une facture reçue en mode dégradé (par e-mail ou en PDF), et de rattacher clairement tout double envoyé à la facture initiale.
• Les données d'e-reporting transmises (transactions avec des non-assujettis, paiements) et leurs accusés.
• Les pièces du bail : contrat, avenants, indexations, état des lieux, relevé de compte du locataire, quittances. Ce sont elles qui donnent sens à la facture en cas de contrôle ou de litige.
• La documentation de la piste d'audit : comment les loyers sont calculés, facturés, encaissés et rapprochés.

5. Organiser l'archive : logiciel, plateforme, changement d'outil

Trois lieux peuvent accueillir une facture de loyer électronique : la plateforme agréée qui l'a transportée, le logiciel de gestion locative ou de comptabilité qui l'a produite ou intégrée, et un espace de stockage propre au bailleur. L'important est de décider lequel fait référence, de s'y tenir pour toute la durée de conservation, et de pouvoir en sortir. Un classement par bien, par bail et par année, avec le numéro de facture dans le nom du fichier, suffit à retrouver une pièce en quelques secondes lors d'un contrôle ou d'un litige ; l'essentiel est que le fichier d'origine y soit, et non une copie retouchée.

Le changement d'outil est le moment à risque. Le décret n° 2026-677 encadre le changement de plateforme agréée et impose à l'ancienne de maintenir ses services pendant un an, ce qui laisse le temps d'exporter. Côté logiciel, vérifiez avant de résilier que l'export restitue les factures dans leur format d'origine, avec leurs statuts et leurs liens vers les encaissements, et non un simple tableau récapitulatif. Un bailleur qui change de SCI, cède un immeuble ou liquide une société conserve lui aussi les factures jusqu'au terme des délais : la cession du bien ne met pas fin à l'obligation pour les exercices déjà écoulés.

6. La facture comme preuve : contrôle fiscal et litige locatif

Devant l'administration, la facture électronique conservée dans sa forme d'origine, avec sa piste d'audit, justifie la TVA collectée, la TVA déduite sur les travaux et les recettes déclarées. Devant le locataire ou le juge, elle s'ajoute au bail, aux quittances et au relevé de compte pour établir ce qui a été facturé et ce qui a été payé, dans le délai de trois ans de la loi de 1989 pour un logement. Un relevé de compte tenu au fil de l'eau, qui rapproche chaque facture de son encaissement, évite d'avoir à reconstituer l'historique après coup ; pour la marche à suivre en cas d'impayé, voir le guide de l'impayé de loyer.

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