Facture de loyer commercial électronique : mentions, TVA, plateforme

1. La TVA sur le loyer : la question préalable

La réforme ne vise que les opérations soumises à la TVA et non exonérées (FAQ DGFiP, question 1.2). Or la location de locaux nus, y compris professionnels, est exonérée par l'article 261 D, 2° du CGI. Un bail commercial sur une boutique, un bureau ou un entrepôt loué nu ne donne donc lieu à aucune TVA par défaut, et à aucune facture électronique.

Deux situations font entrer le loyer dans la TVA. La première est l'option de l'article 260, 2° du CGI, ouverte au bailleur de locaux nus à usage professionnel, « quelle que soit la qualité d'assujetti ou de non-assujetti du preneur » dès lors qu'il utilise le local pour son activité. Le BOFiP (BOI-TVA-CHAMP-50-10) en décrit la forme : une lettre simple au service des impôts, un effet au premier jour du mois de sa formulation, une mention expresse dans le bail lorsque le locataire n'est pas assujetti, une application à l'ensemble des locaux de l'immeuble ouvrant droit à l'option, et une dénonciation possible à compter du 1er janvier de la neuvième année suivant celle de l'exercice. Les bailleurs optent souvent pour récupérer la TVA sur l'achat ou les travaux. La seconde situation est le local loué équipé : des locaux munis du mobilier ou du matériel nécessaires à l'exploitation ne sont plus des « locaux nus » et la location est alors taxable sans option.

Pour le reste du bail commercial (durée 3-6-9, indexation ILC ou ILAT, charges, renouvellement), voir le guide du bail commercial.

2. Qui est concerné, à quelle date

Le loyer soumis à la TVA, facturé par un bailleur assujetti établi en France à un locataire assujetti établi en France, relève de l'article 289 bis du CGI : « l'émission, la transmission et la réception des factures s'opèrent sous une forme électronique », par une plateforme agréée. L'article 289, I-1-a impose d'ailleurs la facture elle-même pour toute prestation réalisée pour un autre assujetti ; elle est émise « dès la réalisation » de la prestation (FAQ, question 3.5), une facture périodique pouvant regrouper les opérations d'un même mois civil (article 289, I-3).

Le calendrier est celui de l'article 91 de la loi de finances pour 2024, apprécié par SIREN au 1er janvier 2025 : émission depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises (moins de dix personnes et 2 millions d'euros de chiffre d'affaires ou de bilan au plus). Une foncière cotée ou un grand administrateur de biens est déjà entré dans l'obligation ; une SCI qui loue trois boutiques y entrera en 2027. La fiche 3 de la DGFiP précise qu'une PME n'a pas à émettre électroniquement avant son échéance, même si son client est une grande entreprise, mais qu'elle doit déjà pouvoir recevoir. Un bailleur peut entrer volontairement dans la réforme avant 2027.

Si le locataire n'est pas assujetti (une association non assujettie, un particulier qui loue un garage ou un local), la facture électronique ne s'applique pas, mais le loyer soumis à la TVA relève de l'e-reporting des transactions (article 290 du CGI) : le bailleur transmet par sa plateforme le montant total des opérations par jour, à la fréquence de son régime de TVA.

3. Les mentions de la facture de loyer

« Les mentions obligatoires prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts restent identiques. Quatre nouvelles mentions sont cependant rendues obligatoires » (FAQ DGFiP, question 3.4 ; article 242 nonies A de l'annexe II au CGI, modifié par le décret n° 2022-1299) :

• Le numéro SIREN du locataire, qui sert aussi à l'adresser dans l'annuaire central.
• La catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services ou les deux. Un loyer est une prestation de services.
• La mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », si le bailleur a choisi ce régime d'exigibilité.
• L'adresse de livraison des biens lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation : sans objet pour un loyer.

S'y ajoutent les mentions de toujours : identification complète du bailleur et du locataire, numéro individuel de TVA, date d'émission, numéro unique fondé sur une séquence chronologique continue, désignation de la prestation (loyer de la période, charges, indexation), prix hors taxe, taux et montant de TVA, et, le cas échéant, « Autoliquidation » ou référence de l'exonération. Un avis d'échéance qui ne porte pas toutes ces mentions n'est pas une facture.

4. Le format, la plateforme agréée et l'annuaire

La facture électronique est un fichier structuré, lisible par une machine. L'arrêté du 27 juillet 2026 fixe le socle de formats que toute plateforme agréée doit accepter : les syntaxes UBL et CII (profils EN 16931 et EXTENDED-CTC-FR) et un format mixte composé d'un fichier XML (CII) et d'un PDF lisible, couramment appelé Factur-X. « Il est rappelé qu'un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif » (FAQ, question 3.1).

Le circuit est le suivant : le bailleur dépose la facture sur sa plateforme agréée (ou son logiciel compatible la lui transmet) ; la plateforme l'adresse à la plateforme de réception choisie par le locataire, identifiée grâce à l'annuaire central (article 289 bis, III du CGI), et transmet à l'administration les données de facturation (article 289 E du CGI). Le locataire peut refuser la facture de façon motivée, ou signaler un litige par des statuts provisoires. Le bailleur choisit librement sa plateforme, qui peut être différente de celle du locataire ; depuis la loi de finances pour 2026, la « plateforme agréée » a remplacé la « plateforme de dématérialisation partenaire », immatriculée pour trois ans renouvelables, et le portail public n'assure plus l'émission. La liste des plateformes agréées est publiée sur impots.gouv.fr.

Le guide de démarrage de la DGFiP (juillet 2026) traite des incidents : une facture reçue par e-mail ou en PDF « ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique attendu » et peut être payée, la régularisation par le circuit électronique restant due ; un double envoyé par un autre canal doit être clairement rattaché à la facture initiale (« duplicata », « copie de continuité ») pour éviter les doubles paiements.

5. L'e-reporting des encaissements

Un loyer est une prestation de services : la TVA y est exigible à l'encaissement, sauf option pour les débits. Les données de paiement sont donc à transmettre (article 290 A du CGI) : « si l'opération […] a fait l'objet d'une facture électronique, les données de paiement seront transmises grâce au complètement d'un statut “Encaissée” rattaché à la facture, en renseignant la date d'encaissement et le montant encaissé réparti par taux de TVA » (FAQ, question 10.3). La fréquence dépend du régime de TVA du bailleur : mensuelle au réel normal mensuel, tous les deux mois en franchise en base. Rien n'est à transmettre pour les loyers facturés avec option pour les débits ni pour les opérations autoliquidées.

Pour le bailleur, cela suppose un suivi des encaissements loyer par loyer, avec la date et le montant exacts, et un lien entre chaque paiement et sa facture. Les paiements partiels et les retards doivent être tracés avec le même soin.

6. Les sanctions et la phase de démarrage

Article 1737 du CGI (rédaction de la loi de finances pour 2026) : 50 € par facture non émise sous forme électronique, plafonnés à 15 000 € par année civile ; mise en demeure puis 500 € et 1 000 € par période de trois mois pour l'absence de plateforme de réception. Article 1788 D : 500 € par transmission d'e-reporting manquante, dans la limite de 15 000 € par an. La première infraction réparée spontanément ou dans les trente jours n'est pas sanctionnée. La DGFiP a précisé que, pendant la phase de démarrage, les entreprises engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité ne seront pas sanctionnées, sans que cela vaille report.

7. La liste de préparation du bailleur commercial

1. Identifier les baux dont le loyer est soumis à la TVA (option exercée, locaux équipés) et ceux qui restent exonérés.
2. Déterminer sa taille au 1er janvier 2025 (SIREN) : échéance du 1er septembre 2026 ou du 1er septembre 2027.
3. Choisir une plateforme agréée, pour la réception dès maintenant, pour l'émission avant l'échéance ; donner l'accord formel pour l'annuaire.
4. Collecter le SIREN et la plateforme de réception de chaque locataire assujetti.
5. Mettre à jour le modèle de facture de loyer : catégorie « prestation de services », mention de l'option pour les débits le cas échéant, numérotation continue.
6. S'assurer que le logiciel produit un format du socle (UBL, CII ou mixte) ou se connecte à la plateforme.
7. Organiser la transmission des encaissements (statut « encaissée », date et montant par taux).
8. Conserver les factures émises et reçues sous leur forme d'origine, six ans au moins : voir l'archivage des factures de loyer électroniques.

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