Charges, travaux et TVA du bail commercial : ce que le locataire peut payer, et ce qu'il ne doit pas

L'inventaire des charges : la clause qui conditionne tout

Avant 2014, les baux « triple net » mettaient à la charge du locataire l'intégralité des charges, impôts et travaux, gros œuvre compris. La loi Pinel a mis fin à cette liberté : tout contrat de location conclu ou renouvelé depuis le 1er septembre 2014 doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire (art. L. 145-40-2 du code de commerce). « Limitatif » signifie qu'une charge absente de l'inventaire ne peut pas être refacturée, même si elle existe et même si le locataire en profite ; « précis » exclut les formules générales du type « toutes charges sans exception ». En cours de bail, le bailleur informe le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux. Dans un ensemble immobilier à plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges ou du coût des travaux, en fonction de la surface exploitée, et les impôts imputés au locataire doivent correspondre strictement au local occupé et à sa quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation.

Ce que le locataire ne paie jamais : l'article R. 145-35

Le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 a inscrit dans le code de commerce la liste des dépenses qui ne peuvent être imputées au locataire (art. R. 145-35) :

• les dépenses relatives aux grosses réparations de l'article 606 du code civil (gros murs et voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, murs de soutènement et de clôture), ainsi que les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ;
• les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le local ou l'immeuble, dès lors qu'elles relèvent des grosses réparations ;
• les impôts, taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur, notamment la contribution économique territoriale ; peuvent en revanche être imputés la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière, ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie ;
• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble ;
• dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Deux précisions du même article : la répartition entre locataires peut être pondérée par accord, à condition que la pondération soit portée à leur connaissance ; et les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique ne sont pas couverts par l'exclusion, ce qui permet de refacturer une amélioration voulue par le locataire. Restent imputables, si l'inventaire les prévoit, les charges courantes : eau, énergie, entretien et réparations courantes (peintures, revêtements, chauffage, sanitaires, volets), équipements communs, taxe foncière, TEOM, taxe sur les bureaux en Île-de-France. Ces règles sont d'ordre public : une clause contraire est réputée non écrite, et le bailleur doit prouver chaque charge qu'il refacture.

États annuels et triennaux : le calendrier du bailleur

L'inventaire s'accompagne d'obligations d'information. Chaque année, le bailleur adresse au locataire un état récapitulatif des charges, incluant la liquidation et la régularisation des comptes, au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi, ou, pour un immeuble en copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété ; il communique sur demande tout document justifiant le montant des charges (art. R. 145-36). À la conclusion du bail, puis tous les trois ans, dans les deux mois de chaque échéance triennale, il remet un état prévisionnel des travaux qu'il envisage dans les trois années suivantes, avec un budget prévisionnel, et un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années précédentes, avec leur coût (art. L. 145-40-2 et R. 145-37). Ces états s'articulent avec l'état des lieux d'entrée et de sortie, lui aussi obligatoire depuis 2014 (art. L. 145-40-1), et avec le calendrier des échéances triennales du bail : les dates sont celles du calendrier de renouvellement.

Le décompte de refacturation, pas à pas

Un décompte conforme suit toujours le même chemin. 1. Partir du total des charges, impôts et travaux de l'exercice pour l'immeuble ou le local, pièces à l'appui. 2. Retirer les dépenses non imputables de l'article R. 145-35 : grosses réparations et honoraires liés, vétusté et mise en conformité relevant des grosses réparations, impôts du bailleur hors taxe foncière, honoraires de gestion des loyers, locaux vacants. 3. Vérifier que chaque catégorie restante figure dans l'inventaire du bail ; sinon, l'écarter. 4. Appliquer la quote-part du local (surface exploitée ou pondération convenue). 5. Ajouter la taxe foncière et ses taxes additionnelles si l'inventaire les prévoit, au prorata. 6. Déduire les provisions déjà appelées : le solde est un complément dû par le locataire ou un trop-perçu à lui rembourser. 7. Si le bailleur a opté pour la TVA, établir le décompte hors taxe et appliquer la TVA au solde, les charges refacturées suivant en principe le régime du loyer. C'est exactement l'enchaînement de l'outil de cette page.

TVA sur les loyers commerciaux : exonération, option, 20 %

La location de locaux nus à usage professionnel est exonérée de TVA de plein droit, alors que la location de locaux aménagés ou équipés pour l'exploitation est imposable. Le bailleur de locaux nus peut toutefois opter pour l'imposition (CGI, art. 260, 2°), à condition que le preneur soit assujetti à la TVA ou, s'il ne l'est pas, que le bail mentionne expressément l'option, qui traduit alors l'accord des deux parties sur le paiement de la taxe. L'option s'exerce par simple lettre au service des impôts, immeuble par immeuble, et couvre tous les locaux professionnels de l'immeuble concerné (les locaux d'habitation ou agricoles en sont exclus) ; elle prend effet le premier jour du mois où elle est formulée et ne peut être dénoncée qu'à compter du 1er janvier de la neuvième année civile qui suit celle de l'option. Le fait d'avoir facturé la TVA ne vaut pas option.

Les loyers, et les charges refacturées, sont alors soumis à la TVA au taux normal de 20 %, le bailleur déduisant en contrepartie la TVA sur ses travaux, ses charges et, pour un immeuble neuf, son acquisition. L'option est neutre pour un locataire qui récupère la TVA, coûteuse pour un locataire exonéré (profession médicale, association, micro-entreprise en franchise) ; elle engage pour près de dix ans et peut entraîner des régularisations de TVA déduite en cas de sortie anticipée. Elle se décide avec un expert-comptable, et se répercute sur la révision du loyer (le loyer indexé est hors taxe) comme sur la facturation : factures HT/TTC, mentions obligatoires, déclarations de TVA. Le dépôt de garantie, lui, n'est pas soumis à TVA.

Le dépôt de garantie commercial : libre, puis plafonné

Le dépôt de garantie n'est pas obligatoire en bail commercial. Son montant était librement négocié, l'usage retenant un terme de loyer (un trimestre, pour un loyer payable d'avance) ou deux ; les loyers payés d'avance au-delà de deux termes portaient intérêt au profit du locataire. La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 a changé la règle pour les baux conclus ou renouvelés depuis son entrée en vigueur : les sommes exigées au titre des garanties, dépôt de garantie compris, ne peuvent excéder le montant des loyers dus au titre d'un trimestre, ne portent pas intérêt au profit du preneur, et sont restituées dans un délai raisonnable ne pouvant excéder trois mois à compter de la remise des clés (art. L. 145-40). En cas de vente de l'immeuble, c'est désormais le nouveau propriétaire qui restitue le dépôt. Les baux en cours gardent leur dépôt jusqu'à leur renouvellement. Lors d'une cession du bail, l'acte règle le sort du dépôt entre cédant et cessionnaire. Pour la vue d'ensemble, voir le guide du bail commercial.